I migliori sistemi di intelligenza artificiale per prendere appunti durante le riunioni nel 2026: bot, sistemi senza bot e come utilizzano i tuoi dati

I sistemi di trascrizione automatica basati sull'intelligenza artificiale possono registrare una chiamata, convertire l'audio in una trascrizione e fornire un riepilogo completo con punti d'azione da seguire. Quasi tutti i sistemi di trascrizione automatica basati sull'IA attualmente sul mercato svolgono egregiamente questo compito. La qualità della trascrizione non è più il parametro principale per giudicare quale strumento sia migliore di un altro. 

La differenza sostanziale sta nel modo in cui lo strumento accede all'audio. Alcuni strumenti si uniscono alla riunione come partecipanti, rendendoli visibili a tutti i presenti. Altri, invece, leggono l'audio di sistema dal dispositivo dell'utente e non compaiono mai come partecipanti alla riunione. Infine, esiste un terzo gruppo di strumenti che funziona interamente su hardware separato, senza alcun collegamento con piattaforme video. Sebbene ogni strumento presenti vantaggi e svantaggi, ognuno di essi comporta anche problematiche diverse. Ad esempio, i bot possono essere bloccati dal reparto IT e potrebbero mettere a disagio gli ospiti esterni. Gli strumenti senza bot, d'altro canto, sono silenziosi, ma l'obbligo di trasparenza ricade interamente sull'organizzatore della riunione. L'hardware, inoltre, richiede un'alimentazione elettrica e potrebbe modificare le impostazioni audio dei partecipanti una volta installato. 

Poi c'è la domanda che la maggior parte delle persone si pone solo mesi dopo aver utilizzato uno strumento: il fornitore addestra la sua intelligenza artificiale sui dati delle vostre riunioni? È possibile disattivare questa funzione? La risposta varia a seconda del fornitore e talvolta del piano tariffario, quindi è indicata per ogni voce qui di seguito. 

Confronto rapido

Attrezzo	Catturare	Funziona con	Treni sui tuoi dati?	Livello gratuito, davvero	Prezzo iniziale pagato
Capire	Bot (senza bot nella versione beta, solo per Mac)	Zoom, Meet, Teams	Disattiva (impostazione predefinita attiva)	Registrazione e trascrizione illimitate, conservate per sempre; riassunti avanzati limitati	$16 ($20)
Fireflies.ai	Bot (senza bot tramite estensione di Chrome)	Zoom, Meet, Teams, Webex	Mai, per impostazione predefinita	Trascrizioni illimitate, ma 400 minuti di spazio di archiviazione per l'intero team e nessun download	$10 ($18)
Otter.ai	Desktop con bot e senza bot	Zoom, Meet, Teams	Sì, nessuna opzione di disattivazione trovata	300 minuti/mese, limite di 30 minuti per riunione, solo le ultime 25 conversazioni	$8.33 ($16.99)
tl;dv	Entrambi	Zoom, Meet, Teams, di persona tramite dispositivo mobile	Mai (affermazione del fornitore, non verificata)	"Registrazioni illimitate", ma circa 10 note dell'IA e cancellazione dopo 3 mesi	$18 ($29)
Granola	Senza bottiglia	Qualsiasi app su desktop, di persona tramite dispositivo mobile	Opzione di disattivazione (attiva per impostazione predefinita; disattivata per impostazione predefinita nella versione Enterprise)	“Storia degli incontri limitata”, non documentata	14 dollari (solo fatturazione mensile)
Crisp	Senza bot (bot opzionale)	Qualsiasi app, oltre alle telefonate e agli incontri di persona	Confermare (conflitto tra le pagine del fornitore)	Nessuno. Solo prova di sette giorni	$8 ($16)
Punto blu	Senza bottiglia	Zoom, Meet, Teams, Webex, Slack, di persona	Mai	5 incontri totali, della durata di 1 ora ciascuno	$14 ($18)
Plaud	Hardware	Di persona, telefonate, qualsiasi riunione, offline	Adesione	300 minuti/mese inclusi con il dispositivo, non cumulabili	Dispositivo a partire da 126,99 dollari più 99,99 dollari all'anno

Come scegliere un'IA per prendere appunti

Gli strumenti presenti in questo elenco hanno caratteristiche che si sono in gran parte uniformate. Quasi tutti trascrivono bene, si integrano con i calendari e inviano le note a Slack o a un CRM. Le differenze più rilevanti si trovano nella sezione dedicata al marketing. 

Bot vs. senza bot vs. hardware (la decisione sul modello di acquisizione) 

Un bot si unisce alla tua chiamata come partecipante. Tutti lo vedono nell'elenco dei partecipanti, continua a registrare anche dopo che ti disconnetti e funziona allo stesso modo sia che la riunione sia tua o di qualcun altro. Questa visibilità ha un doppio risvolto. I team legali e di sicurezza delle grandi aziende bloccano sempre più spesso i bot esterni a livello di amministratore, quindi lo strumento che il tuo rappresentante di vendita apprezza potrebbe semplicemente non riuscire a partecipare a una riunione Zoom di un acquirente aziendale.

Botless Capture legge l'audio di sistema direttamente sul tuo computer. Non compare nulla nell'elenco dei partecipanti, non è necessario autorizzare nulla e funziona anche su piattaforme in cui i bot sono vietati. L'unico inconveniente è che funziona solo quando sei presente alla chiamata. Non puoi inviarlo a una riunione a cui non partecipi. Inoltre, nessuno lo vede, quindi l'onere di informare gli altri ricade interamente su di te.

L'hardware è la soluzione ideale per le conversazioni che non prevedono l'utilizzo di una piattaforma video. Visite in loco, incontri informali davanti a un caffè, chiacchiere in corridoio che si trasformano in decisioni. Funziona anche quando il Wi-Fi non è disponibile. Quando si ha con sé un altro dispositivo da ricaricare, e posizionare un registratore sul tavolo di un ristorante cambia completamente l'atmosfera della conversazione, cosa che un laptop non può fare.

Scegli prima questo strato. Tutto il resto è negoziabile. 

Il sistema addestra l'intelligenza artificiale durante le vostre riunioni? (la domanda sulla privacy da porre a ogni fornitore) 

Il fornitore utilizza di default i contenuti dei clienti per migliorare i propri modelli? È possibile disattivare questa funzione? L'impostazione si applica ai dati già raccolti o solo a quelli futuri? Queste sono le tre domande da porsi prima di optare per qualsiasi strumento di intelligenza artificiale per prendere appunti. 

Dopodiché, è importante capire chi altro ha accesso all'audio. Quasi tutti gli strumenti inviano le trascrizioni a un fornitore di modelli di terze parti per la sintesi, e la questione è se tale fornitore conservi una copia della trascrizione o la elimini immediatamente.   

Livelli gratuiti, leggete con onestà (l'economia dell'asterisco) 

La parola "illimitato" compare su quasi tutti gli strumenti menzionati in questo elenco, ma è accompagnata da un'avvertenza di cui è bene essere consapevoli. "Illimitato" potrebbe significare che è possibile registrare un numero illimitato di chiamate, ma si ha accesso solo a un numero limitato di riepiloghi generati dall'IA ogni mese. Potrebbe anche significare trascrizioni illimitate, ma con la cancellazione di tutto ciò che è più vecchio di 30 giorni, a meno che non si effettui un upgrade. 

Molti strumenti gratuiti offrono la possibilità di archiviare centinaia di registrazioni di riunioni. Il problema sorge quando si tenta di scaricarle: in quel caso viene richiesto un pagamento, quindi forse è meglio verificare prima se è possibile esportare una registrazione. 

I prezzi e gli eventuali limiti di utilizzo di questi strumenti vengono spesso aggiornati e possono variare rapidamente. Pertanto, è sempre consigliabile consultare la pagina del fornitore prima di effettuare il pagamento. 

Accuratezza nel mondo reale (accenti, sovrapposizioni di voci, azioni immaginarie) 

Il fatto è che ogni strumento in questo elenco si comporterà in modo estremamente diverso in un ambiente di test controllato rispetto al mondo reale. Tutti gli strumenti saranno in grado di trascrivere riunioni in un inglese americano chiaro con un microfono di buona qualità in modo quasi perfetto. Tuttavia, quando si introducono accenti regionali, persone che parlano contemporaneamente e microfoni di qualità diversa, è allora che le prestazioni iniziano a deteriorarsi. 

A volte uno strumento può attribuire un commento alla persona sbagliata, e questo viene poi diffuso in un documento a tutto il team. L'errore più comune in questi strumenti è in realtà molto più subdolo. Qualcuno potrebbe proporre un'idea, dicendo che il team potrebbe potenzialmente rilasciare la versione entro venerdì, e il riepilogo la trasforma in un'attività con un nome e una data di scadenza. In questo caso, nessuno si è effettivamente impegnato, ma le note riportano qualcosa di diverso. 

I migliori bot per prendere appunti 

1. Fathom – Il migliore in assoluto 

Fathom è un'applicazione basata sull'intelligenza artificiale che prende appunti, registra, trascrive e riassume le chiamate su Zoom, Google Meet e Microsoft Teams. Negli ultimi due anni è diventato uno degli strumenti più popolari e consigliati. Questo perché Fathom offre molto di più nella versione gratuita rispetto a qualsiasi altro strumento presente in questo elenco. 

Modello di acquisizione: Bot per impostazione predefinita. Fathom ha aggiunto l'acquisizione del desktop senza bot, ma la pagina dei prezzi sul suo sito web la indica ancora come una funzionalità beta per Mac, quindi è meglio considerarla un'anteprima piuttosto che un'alternativa completa e definitiva. 

Verdetto sull'addestramento: il modello di privacy di Fathom afferma di generaredentdal contenuto delle riunioni per addestrare i propri modelli interni e che, come utente, è possibile disattivare questa funzione nelle impostazioni dell'account. Sottolinea inoltre di non consentire a OpenAI, Anthropic, Google o altri modelli simili di addestrarsi sui contenuti dell'utente. Certificazione SOC 2 Tipo 2, con un accordo BAA HIPAA firmato disponibile solo nel piano Enterprise. 

Piano gratuito: è qui che Fathom dà il meglio di sé, poiché le registrazioni e le trascrizioni sono illimitate nel piano gratuito. Inoltre, possono essere archiviate adefi. Il limite, al momento, è rappresentato dal livello di intelligenza artificiale. Il modello di prezzo di Fathom indica che i riepiloghi avanzati e l'accesso ad Ask Fathom sono limitati nel piano gratuito. Diverse recensioni riportano un limite di cinque chiamate al mese, dopodiché si ottiene il riepilogo cronologico di base. 

Prezzi: Premium costa 20 dollari al mese, 16 dollari con fatturazione annuale. Team costa 19 dollari per utente, 15 dollari all'anno, con un minimo di due postazioni. Business costa 34 dollari per utente, 25 dollari all'anno. Tutti i piani a pagamento includono una garanzia di rimborso di 90 giorni, che nessun altro offre.

Professionisti

• Registrazione e archiviazione illimitate a $0, conservate per sempre
• Chiara possibilità di rinunciare alla formazione e divieto esplicito di affidare la formazione a modelli esterni
• Testdent hanno assegnato punteggi ai suoi riassunti superiori a quelli di Fireflies e Otter

Contro

• Non trascrive i file audio o video caricati
• Le funzionalità di collaborazione di squadra sono più sottili di Fireflies
• La modalità senza bot è in versione beta ed è disponibile solo per Mac

Ideale per: singoli utenti e piccoli team che desiderano funzionalità avanzate senza dover sottoscrivere un abbonamento.

2. Fireflies.ai – ideale per i team

Fireflies è un'ottima soluzione per i team aziendali che desiderano integrare questi strumenti nel proprio ambiente di lavoro. Trascrive in oltre 100 lingue, utilizza un assistente basato sull'intelligenza artificiale chiamato AskFred per analizzare la cronologia delle riunioni e offre agli amministratori funzionalità aggiuntive come l'analisi delle conversazioni e dei tempi di parola. 

Modello di acquisizione: Bot. "Fireflies.ai Notetaker" appare come partecipante alla riunione e tutti i presenti potranno vederlo. L'azienda afferma che questo livello di visibilità è una funzionalità di conformità piuttosto che una limitazione. Oltre a questo, è disponibile anche un'estensione per Chrome che consente di registrare senza il bot, inclusa anche nel piano gratuito. 

Verdetto sull'addestramento: per impostazione predefinita, non si addestra sui tuoi dati. Fireflies dichiara chiaramente di non addestrare i modelli sui contenuti dei clienti e di avere accordi di conservazione zero-day con i suoi fornitori di IA, quindi le trascrizioni inviate per l'elaborazione non vengono conservate successivamente. Conformità a SOC 2 Type II e GDPR per tutti i livelli; conformità a HIPAA con BAA solo per il livello Enterprise. 

Piano gratuito: trascrizioni e riepiloghi generati dall'IA sono illimitati. Tuttavia, c'è una limitazione al raggiungimento del limite di spazio di archiviazione. Il piano gratuito include solo 400 minuti totali per l'intero team, non per persona. Anche l'esportazione o il download di trascrizioni e registrazioni sono limitati ai piani a pagamento. Quindi, in questo senso, un piano gratuito consente solo di accumulare riunioni che non è possibile esportare. La durata massima delle registrazioni è di due ore. 

Prezzi: Pro costa 18 dollari al mese, 10 dollari all'anno, con 8.000 minuti di spazio di archiviazione per utente. Business costa 29 dollari al mese, 19 dollari all'anno, e include spazio di archiviazione illimitato e funzionalità di analisi delle conversazioni. Enterprise costa 39 dollari per utente, con fatturazione annuale.  

Professionisti

• Qui troverete la libreria di integrazione più completa, con automazione nativa per HubSpot e Salesforce
• Nessuna formazione sui dati dei clienti per impostazione predefinita, supportata da termini del fornitore che prevedono la conservazione zero dei dati
• Oltre 100 lingue, più di qualsiasi altro strumento in questo elenco

Contro

• Il bot a volte si unisce in ritardo e si perde i primi minuti
• Impossibile nasconderlo durante una chiamata con un cliente
• Lo spazio di archiviazione gratuito si esaurisce rapidamente e l'esportazione è a pagamento

Ideale per: team che necessitano di un'infrastruttura per riunioni condivise e dell'automazione del CRM più di un generoso piano gratuito.

3. Otter.ai – L'attuale, francamente 

Otter è noto per le sue funzionalità di trascrizione in tempo reale ed è spesso considerato uno dei migliori della categoria. Le parole vengono trascritte man mano che vengono pronunciate, le etichette degli oratori appaiono in tempo reale e la chat basata sull'intelligenza artificiale può effettuare ricerche nell'intera cronologia delle riunioni, anziché limitarsi a una singola chiamata alla volta. 

Modello di acquisizione: Bot, con il marchio OtterPilot, e un'applicazione desktop che consente la registrazione anche senza operatore. Il bot può inoltrematicscreenshot durante le riunioni e allegarli alla trascrizione. 

Verdetto sull'addestramento: l'informativa sulla privacy di Otter afferma che l'IA proprietaria viene addestrata sudente su trascrizioni, che, come specificato nell'informativa, potrebbero contenere informazioni personali. L'informativa divulga inoltre i dati ai fornitori di servizi di etichettatura che creano set di dati di addestramento per le funzionalità di Otter. Non è presente alcuna opzione per attivare o disattivare l'addestramento in autonomia, ma solo un diritto generale di opposizione al trattamento dei dati.

La causa: Otter è il convenuto principale in una class action federale consolidata, In re Otter.AI Privacy Litigation, presso il Tribunale distrettuale del distretto settentrionale della California, dinanzi al giudice Eumi K. Lee. Quattro cause intentate tra agosto e settembre 2025 sono state consolidate a ottobre; la causa principale, Brewer contro Otter.ai, è stata promossa da un residente della Californiadent non possedeva un account Otter e afferma che la sua chiamata di vendita è stata registrata perché qualcun altro presente nella chiamata utilizzava OtterPilot. La denuncia sostiene che la registrazione è avvenuta senza il consenso di tutte le parti, ai sensi della legge federale sulle intercettazioni telefoniche e del CIPA (California Information Protection Act), e che tali registrazioni sono state utilizzate per addestrare i modelli di Otter. Otter ha presentato istanza di archiviazione a gennaio 2026, negando che si sia verificata qualsiasi intercettazione. Nessun tribunale si è ancora pronunciato. Si tratta di accuse, non di accertamenti. 

Piano gratuito: gli utenti del piano gratuito hanno accesso a 300 minuti di trascrizione al mese, con un limite di 30 minuti per conversazione, e vengono memorizzate solo le 25 conversazioni più recenti. Per quanto riguarda l'esportazione, sono disponibili solo i formati mp3 e testo. 

Prezzi: Pro 16,99 $ al mese, 8,33 $ all'anno. Business 30 $ al mese, 19,99 $ all'anno. La conformità HIPAA è un componente aggiuntivo Enterprise e l'SSO richiede un minimo di 100 postazioni. 

Professionisti

• La migliore trascrizione in tempo reale e l'dentdel parlante disponibili
• La chat basata sull'IA funziona su tutta la cronologia, non su un singolo incontro
• Applicazioni mature su ogni piattaforma

Contro

• Treni sui contenuti delle riunioni senza una chiara opzione di disattivazione
• Di fronte a una class action irrisolta per intercettazioni telefoniche
• Il limite di 30 minuti gratuiti dimezza la maggior parte delle riunioni reali

Ideale per: persone che necessitano di sottotitoli in tempo reale durante la chiamata e che non hanno problemi con la privacy. 

4. In breve : ideale per i team di vendita con un budget limitato.

Tl;dv è un ottimo strumento per prendere appunti, noto per essere particolarmente adatto ai team di vendita all'interno di un'azienda, e c'è un buon motivo. Oltre a consentire la trascrizione e la registrazione in oltre 30 lingue, valuta le chiamate in base a modelli di vendita come MEDDIC, è in grado di generare report che coprono diverse riunioni e offre persino modelli di riepilogo personalizzabili anziché un formato unico. 

Modello di acquisizione: Entrambi, e ora il marketing privilegia l'opzione senza bot. L'app desktop registra Google Meet, Zoom e Teams direttamente dal tuo computer senza aggiungere partecipanti. Le app per dispositivi mobili iOS e Android registrano anche le conversazioni di persona. 

Verdetto sull'addestramento: in breve, la risposta è no. Il sito afferma che i dati dei clienti non vengono mai utilizzati per addestrare l'IA. Conforme al GDPR e certificato SOC 2, con hosting disponibile in UE, sebbene l'elaborazione dell'IA possa comunque passare attraverso infrastrutture statunitensi a seconda delle impostazioni. Nessuna dichiarazione relativa all'HIPAA. Vale la pena notare che questa affermazione si basa sulla dichiarazione stessa del fornitore, piuttosto che su un documento di policy che potrei reperiredent. 

Piano gratuito: "Registrazioni e trascrizioni illimitate" è un'affermazione corretta per quanto riguarda il contenuto, ma le note generate dall'IA sono limitate a circa dieci riunioni, le registrazioni si eliminano automaticamente dopo tre mesi e le integrazioni sono a pagamento. Le recensioni non concordano sul fatto che il limite di dieci riunioni sia mensile o a vita, il che la dice lunga sulla chiarezza della documentazione. Le lamentele relative alle registrazioni compaiono ripetutamente nelle recensioni di G2 da parte di utenti che si aspettavano che "illimitato" significasse davvero illimitato. 

Prezzi: il piano Pro costa 29 dollari al mese, oppure 18 dollari all'anno. Il piano Business costa 98 ​​dollari al mese, oppure 59 dollari all'anno, ed è quello con la sincronizzazione nativa tra Salesforce e HubSpot; il piano Pro instrada i dati CRM tramite Zapier, il cui abbonamento è a pagamento.

Professionisti

• Acquisizione desktop autentica senza bot, completa di tutte le funzionalità
• Coaching di vendita e report inter-riunione a un prezzo di fascia media
• Acquisizione dati tramite dispositivo mobile per riunioni in presenza

Contro

• La cancellazione automatica dopo tre mesi coglie di sorpresa le persone
• Il divario tra Pro e Business è profondo
• I limiti delle aree a pianificazione libera sono poco divulgati 

Ideale per: team di vendita che desiderano coaching e flussi di lavoro CRM senza i prezzi di Gong.

I migliori programmi per prendere appunti senza bot 

5. Granola – il blocco note basato sull'intelligenza artificiale 

Granola è uno strumento piuttosto diverso da tutti gli altri menzionati in questo elenco. Gli utenti prendono appunti durante la riunione e il sistema li unisce, integrandoli con la propria trascrizione, in un insieme di note chiare e precise. L'azienda lo definisce un blocco note piuttosto che un semplice strumento per prendere appunti. È importante tenerlo presente, perché se non si prende appunti durante la riunione, lo strumento risulterà molto meno efficace. L'azienda ha inoltre concluso un round di finanziamento di Serie B da 43 milioni di dollari, raggiungendo una valutazione di 250 milioni di dollari lo scorso maggio. 

Modello di acquisizione: Essendo un modello senza bot, Granola legge direttamente l'audio del computer e non aggiunge alcun partecipante alla chiamata. Ciò significa che funziona su qualsiasi piattaforma per riunioni, incluse quelle che potrebbero bloccare i bot. Poiché non si unisce automaticamente a una riunione né registra nulla, spetta all'utente avviare lo strumento manualmente. 

Verdetto sull'addestramento: Granola addestra l'IA utilizzando dati anonimizzati, con la possibilità di disattivare questa funzione in ogni piano, incluso quello gratuito. È vietato l'addestramento a terze parti: la pagina sulla sicurezza di Granola cita specificamente OpenAI e Anthropic. Gli account Enterprise hanno l'addestramento disattivato per impostazione predefinita, non attivato. Iltronin termini di privacy è che Granola non memorizza alcun file audio. La trascrizione avviene in tempo reale sul desktop e vengono conservati solo la trascrizione e le note. Certificazioni SOC 2 Type II, GDPR e DPA disponibili su richiesta.

Piano gratuito: la pagina dei prezzi di Granola afferma chiaramente che il piano gratuito consente di visualizzare una cronologia limitata delle riunioni, ma non specifica alcun numero. Le recensioni di terze parti sono molto contrastanti: alcune segnalano un limite di 25 note a vita, altre una finestra temporale di 30 giorni, mentre a un utente l'assistenza clienti ha detto che non c'è alcun limite al numero di riunioni. Granola non ha fornito chiarimenti pubblici. Si presume che il piano gratuito sia uno strumento di valutazione e non un sistema di registrazione.

Prezzi. La tariffa Business è di 14 dollari per utente al mese, mentre la tariffa Enterprise è di 35 dollari. Fatturazione mensile, senza sconti annuali, una caratteristica insolita in questa categoria.

Professionisti

• Nessun audio memorizzato da nessuna parte, mai
• È possibile rinunciare alla formazione a tutti i livelli, non solo a quelli retribuiti
• Le note sembrano scritte da una persona, perché metà di esse sono

Contro

• Non ti serve a molto se non digiti durante le chiamate
• I limiti del piano libero non sono documentati
• Nessuno durante la chiamata sa che stai registrando, a meno che tu non lo dica

Ideale per: chi prende già appunti a mano e desidera che vengano ripuliti anziché sostituiti.

6. Krisp – acquisizione dello strato audio 

Krisp è uno strumento nato come software di cancellazione del rumore, a cui si è aggiunta in seguito un'app per prendere appunti. Questa storia rivela il principale vantaggio di questo strumento: Krisp si interpone tra il microfono e qualsiasi applicazione si stia utilizzando, quindi non importa se la chiamata avviene su Zoom, Teams, in una scheda del browser o su una linea telefonica.

Modello di acquisizione: Senza bot per impostazione predefinita, opera a livello audio, sebbene sia disponibile anche una modalità bot per tutti i piani. Sono supportati incontri di persona e chiamate in uscita. La funzione di conversione dell'accento è esclusiva di Krisp: può modificare l'accento di chi parla in tempo reale. 

Verdetto sull'addestramento: questo aspetto richiede cautela, poiché le stesse pagine di Krisp sono contraddittorie. La sezione FAQ relativa ai prezzi afferma categoricamente che i dati delle riunioni non vengono mai utilizzati per addestrare i modelli di intelligenza artificiale di Krisp. L'informativa sulla privacy, aggiornata il 4 marzo 2026, elenca "il miglioramento dei nostri modelli di intelligenza artificiale proprietari" come finalità del trattamento, con il consenso come base giuridica, il che descrive un'azione a cui si aderisce esplicitamente, non un'azione che non si verifica. Separatamente: la sola cancellazione del rumore è completamente locale e nessun audio lascia il dispositivo, ma nel momento in cui si utilizza l'assistente per le riunioni, le trascrizioni e le registrazioni vengono archiviate sui server di Krisp fino a quando non vengono eliminate. Il parlato in lingue diverse dall'inglese viene registrato automaticamente nel cloudmaticconsentire l'esecuzione della trascrizione multilingue, quindi eliminato una volta che la trascrizione è disponibile. Conformità SOC 2 Type II e GDPR per tutti i piani, HIPAA per il piano Enterprise. 

Piano gratuito: non esiste più. La pagina dei prezzi di Krisp ora mostra una prova gratuita di sette giorni dove prima si trovava il piano gratuito.  

Prezzi. Il piano Core costa 16 dollari al mese, con fatturazione annuale di 8 dollari e 10 GB di spazio di archiviazione. Il piano Advanced costa 30 dollari, con fatturazione annuale di 15 dollari, e include l'integrazione con Salesforce e i controlli amministrativi. Il piano Enterprise è personalizzato ed è l'unico con trascrizione privata sul dispositivo.

Professionisti

• Funziona con qualsiasi piattaforma di chiamata, comprese le chiamate telefoniche
• La cancellazione del rumore è davvero la migliore della categoria e funziona localmente
• Il punto di ingresso a pagamento più economico in questa selezione è a 8 dollari all'anno

Contro

• Nessun piano gratuito permanente, solo una settimana
• Due pagine di Krisp forniscono risposte diverse sull'addestramento del modello
• Che vi piaccia o no, i file audio non in inglese vengono caricati sul cloud

Ideale per: chiunque effettui chiamate al di fuori delle tre principali piattaforme o in una stanza rumorosa.

7. Bluedot : la scelta che privilegia la privacy 

Bluedot è probabilmente lo strumento migliore in questa lista per quanto riguarda la privacy. Funziona come estensione di Chrome o come applicazione desktop e può essere utilizzato per riunioni su Zoom, Teams, Webex e Slack, oltre che per incontri di persona tramite app per dispositivi mobili e l'applicazione per Apple Watch. La trascrizione è supportata in oltre 100 lingue, con riassunti basati su modelli. 

Modello di acquisizione: Bluedot è completamente privo di bot e nessun utente si unisce a una chiamata o a una riunione. Bluedot offre anche una funzionalità che nessun altro strumento in questa lista è in grado di fornire. Gli amministratori possono mostrare un messaggio di consenso a tutti i partecipanti prima o durante la registrazione. Questa è una caratteristica fondamentale che manca alla maggior parte degli strumenti senza bot, i quali altrimenti lasciano la decisione di dare il proprio consenso interamente all'utente. 

Verdetto sull'addestramento: Bluedot dichiara esplicitamente che i dati dei clienti non vengono mai utilizzati per addestrare o migliorare i modelli di IA e non sembra esserci alcuna nota a margine a riguardo. Anche i loro fornitori di IA non memorizzano, registrano o conservano alcun dato dopo aver generato l'output. Questa seconda frase rappresenta l'impegno a zero conservazione dei dati, che la maggior parte dei fornitori lascia vago. Conformità SOC 2 Type II, GDPR, residenza dei dati nell'UE e conservazione configurabile dall'amministratore per le soluzioni Business. 

Piano gratuito: il piano gratuito di Bluedot è il più restrittivo di questa lista. Il piano gratuito include solo cinque riunioni da un'ora ciascuna, valide per tutta la durata dell'account. Ciò significa che, una volta esaurite queste possibilità, è necessario passare a un piano a pagamento per continuare a utilizzare lo strumento. 

Prezzi. Quattro livelli, con fatturazione per utente di registrazione anziché per postazione. Il piano Base costa 14 dollari all'anno o 18 dollari al mese e include solo l'audio. Il piano Pro costa 20 dollari all'anno o 25 dollari al mese e aggiunge il video e registrazioni di durata illimitata. Il piano Business costa 32 dollari all'anno o 39 dollari al mese e include integrazioni con CRM e ATS, SSO e gestione personalizzata dei dati di registrazione. Su richiesta è disponibile un'opzione a tariffa fissa per tutta l'azienda.

Prima di abbonarvi, tenete presente che annullando l'abbonamento perderete immediatamente l'accesso alle vostre registrazioni. Avrete un mese di tempo per riattivarlo, dopodiché le registrazioni verranno eliminate definitivamente.

Professionisti

• Una politica di totale assenza di formazione, estesa anche ai fornitori di intelligenza artificiale
• Messaggistica di consenso integrata, una rarità per uno strumento senza bot
• Paghi solo per chi effettivamente registra

Contro

• Cinque incontri gratuiti a vita
• La precisione diminuisce quando le persone parlano contemporaneamente
• Annullando, le registrazioni si interrompono immediatamente

Ideale per: settori regolamentati e chiunque si chieda dove andrà a parare la conversazione.

L'opzione hardware 

8. Plaud – Funzione di intelligenza artificiale per prendere appunti, sia offline che di persona.

Ogni strumento menzionato finora in questo articolo necessita di un incontro programmato per poter funzionare. Plaude, invece, è un dispositivo fisico che si sincronizza con un'applicazione per smartphone. Ciò significa che può gestire conversazioni che nessun altro software è in grado di riprodurre. Tra queste, un pranzo con un cliente, un sopralluogo o persino uno scambio di battute in corridoio dopo una riunione. 

Modello di acquisizione: Plaud è un dispositivo hardware per prendere appunti, dalla forma simile a una carta di credito, che si aggancia al retro del telefono tramite MagSafe. Esiste anche il Note Pro, dotato di display e più adatto per la registrazione audio in ambienti ampi. Il NotePin e il più recente NotePin S sono dispositivi indossabili per la registrazione a mani libere. Tutti i dispositivi hardware registrano localmente e completamente offline. Le registrazioni vengono poi sincronizzate con l'applicazione mobile per la trascrizione in 112 lingue supportate, la creazione di riassunti a partire da un'ampia libreria di modelli e persino una funzione di chat che consente di effettuare ricerche tra tutte le registrazioni effettuate. Attualmente, Plaud dichiara di avere oltre due milioni di utenti. 

Verdetto sulla formazione: Plaud non utilizza i dati degli utenti per la formazione di default e l'opzione di adesione è esplicitamente indicata. I suoi fornitori di LLM come GPT, Cluade e Gemini operano in base a termini di conservazione zero, come previsto dagli accordi sul trattamento dei dati (DPA), pertanto non conservano alcuna trascrizione. Audio e trascrizioni vengono archiviati localmente e non sul cloud. Questo avviene solo se l'utente attiva la sincronizzazione cloud. Le certificazioni ora includono SOC 2 Type II, HIPAA, ISO 27001, ISO 27701, GDPR e EN 18031, pubblicate tramite un portale di fiducia Drata.

Piano gratuito: ogni dispositivo fisico offerto include un piano iniziale gratuito con 300 minuti di trascrizione al mese. Si tratta di circa cinque ore e i minuti non utilizzati non vengono trasferiti al mese successivo. In caso di esaurimento dei minuti, la registrazione continuerà a funzionare, ma la trascrizione si interromperà fino al ciclo successivo. 

Prezzi: Il Note ha un prezzo di 159 dollari, mentre il NotePin S costa 179 dollari e il Note Pro 189 dollari. L'abbonamento si aggiunge al costo del dispositivo hardware. L'abbonamento Pro costa 17,99 dollari al mese o 99,99 dollari all'anno, mentre l'abbonamento Unlimited costa 29,99 dollari al mese o 239,99 dollari all'anno. 

Professionisti

• Cattura conversazioni di persona e offline che nessun altro qui può raggiungere
• Nessun addestramento di default, con termini di conservazione pari a zero che si estendono ai suoi fornitori di IA
• La suite di strumenti per la conformità è ora latronforte in questa rassegna

Contro

• Hardware più abbonamento: il costo reale supera i 400 dollari nel primo anno
• I minuti gratuiti scadono mensilmente e non si accumulano
• Mettere un registratore sul tavolo cambia il modo in cui le persone parlano

Ideale per: consulenti, medici, reclutatori e chiunque abbia conversazioni importanti che si svolgono lontano da uno schermo.

La reazione negativa di Read.ai 

Nel luglio del 2025, il Washington Post ha riportato la notizia di una videochiamata su Zoom in cui il titolare di un'agenzia di contenuti ha contato sei persone e dieci bot che prendevano appunti. Questa è la sintesi del problema. Read.ai è lo strumento che lo ha trasformato in un problema istituzionale.

L'Università di Washington ha chiesto al personale di disattivare Read.ai e ha bloccato completamente le sue integrazioni con Zoom e Teams, in un avviso pubblicato il 7 luglio 2026. La motivazione addotta: lo strumento registrava le riunioni anche quando i suoi utenti non erano presenti, senza che gli altri partecipanti ne fossero a conoscenza o avessero dato il loro consenso. L'Università del Maryland ha emesso un avviso simile, sottolineando che questi botmaticalle riunioni future, a volte per mesi dopo che qualcuno ha smesso di utilizzare lo strumento.

È il meccanismo in sé a preoccupare i reparti IT. Nel forum di domande e risposte di Microsoft, a marzo 2026, gli amministratori hanno descritto bot di Read.ai che si univano alle riunioni di Teams senza l'approvazione dell'organizzatore. La risposta di Microsoft è stata il blocco a livello di amministratore e un CAPTCHA. Un thread su r/sysadmin, che ha ottenuto 755 voti positivi, descriveva la diffusione dello strumento in un intero tenant a partire da una concessione OAuth di un singolo dipendente.

La posizione di Read.ai è che la visibilità del bot sia il punto cruciale. Il suo CEO ha presentato l'imbarazzo iniziale come una caratteristica, preferendo un momento di imbarazzo ora piuttosto che perdere la fiducia in seguito.

È un'argomentazione valida e che funziona in entrambi i sensi. Un bot visibile si fa notare. Ma le lamentele di cui sopra non riguardano il fatto che il bot sia visibile. Riguardano il fatto che appaia in un luogo in cui nessuno lo ha invitato, ed è proprio per questo che il modello di cattura merita una decisione ponderata piuttosto che essere un'impostazione predefinita.

Consenso alla registrazione

L'adozione di queste tecnologie ha superato di gran lunga le convenzioni. di Metrigy su 1.100 aziende ha rilevato che circa il 40% aveva già implementato assistenti virtuali basati sull'intelligenza artificiale per le riunioni, mentre un altro 42% prevedeva di farlo entro un anno. Un sondaggio da Pollfish su 500 adulti statunitensi ha rilevato che in una riunione su tre era presente qualcuno che prendeva appunti, che solo il 34,7% degli utenti chiedeva sempre prima il permesso e che il 41,8% non era a conoscenza dell'esistenza di leggi sulla registrazione delle riunioni di lavoro.

Sì, è così. La legge federale e la maggior parte degli stati richiedono il consenso di una sola parte, e quella parte puoi essere tu. Una minoranza richiede il consenso di tutti: California, Connecticut, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Montana, New Hampshire, Pennsylvania e Washington compaiono praticamente in tutte le liste del 2026, mentre Nevada e Oregon compaiono in alcune a seconda che la conversazione avvenga per telefono o di persona. Le chiamate interstatali seguono le normative dello stato più restrittivo. Continuare a parlare dopo aver ricevuto un avviso esplicito generalmente equivale ad aver dato il proprio consenso.

Questa lacuna è proprio ciò che sostiene la denuncia di Otter: un bot che registra un partecipante californiano senza il suo consenso, perché chi lo gestiva doveva dare il proprio consenso solo a se stesso. Spetterà al tribunale stabilire se questa teoria sia fondata.

La regola pratica è semplice. Dillo ad alta voce prima che inizi qualsiasi cosa di sostanziale e ottieni un sì udibile. L'acquisizione senza bot non diminuisce questo dovere, anzi lo aumenta, perché nulla sullo schermo lo dirà al posto tuo.

Quali errori commettono ancora le note basate sull'IA?

La trascrizione in sé non è ancora del tutto risolta. Un'indagine dell'Associated Press dell'ottobre 2024 ha scoperto che il modello Whisper di OpenAI inventava testi di sana pianta. Un ricercatore dell'Università del Michigan, che studiava le riunioni pubbliche, ha segnalato allucinazioni in otto trascrizioni su dieci tra quelle esaminate. Ricercatori della Cornell University e dell'Università della Virginia, analizzando migliaia di frammenti audio puliti, hanno scoperto che quasi il 40% delle allucinazionidenterano potenzialmente dannose.

Il sussurro non è l'unico strumento a disposizione, e i modelli sono migliorati nel tempo. Gli schemi di errore, però, no. I commenti vengono attribuiti alla persona sbagliata. Il linguaggio cauto si irrigidisce: qualcuno dice che il team potrebbe probabilmente rilasciare la versione entro venerdì, e il riepilogo elenca una scadenza con un responsabile. Si crea un consenso a partire da una discussione che si è conclusa senza una soluzione.

Leggi il riepilogo prima di inoltrarlo. Sempre.

Verdetto finale: scegli prima il modello di acquisizione

In questa categoria, i confronti tra le caratteristiche sono perlopiù irrilevanti. Due decisioni, invece, hanno un peso reale.

Scegli come lo strumento entra nella stanza. I bot sono visibili e lavorano senza di te, a costo di attrito e blocchi aziendali. I sistemi senza bot sono silenziosi e la divulgazione delle informazioni è interamente a carico tuo. L'hardware raggiunge conversazioni che il software non può raggiungere.

Leggete quindi le norme sull'addestramento. Fathom e Granola prevedono un'opzione di disattivazione. Fireflies, Bluedot e Plaud non lo prevedono di default. Otter lo prevede, ma fornisce poche informazioni su come disattivarlo.