Los mejores sistemas de IA para tomar notas en reuniones en 2026: Bots, sistemas sin bots y qué hacen con tus datos

Las aplicaciones de toma de notas para reuniones con IA pueden grabar una llamada, transcribir el audio y generar un resumen completo con puntos de acción para su seguimiento. Casi todas las aplicaciones de toma de notas con IA disponibles actualmente en el mercado lo hacen de maravilla. La calidad de la transcripción ya no es el criterio principal para determinar qué herramienta es mejor. 

La diferencia radica en cómo la herramienta accede al audio. Algunas se unen a la reunión como participantes, visibles para todos. Otras leen el audio del sistema del dispositivo y nunca aparecen como participantes en la reunión. Un tercer grupo funciona completamente en hardware independiente, sin intervención de ninguna plataforma de video. Si bien cada herramienta tiene sus ventajas, también presenta diversos inconvenientes. Por ejemplo, los bots pueden ser bloqueados por el departamento de TI y podrían incomodar a los invitados externos. Por otro lado, las herramientas sin bots son discretas, pero la responsabilidad de la divulgación recae en el anfitrión de la reunión. El hardware requiere carga y podría alterar la forma en que los participantes hablan una vez instalado. 

Luego está la pregunta que la mayoría de la gente solo se plantea meses después de usar una herramienta: ¿El proveedor entrena su IA con los datos de tus reuniones? ¿Es posible desactivar esta función? La respuesta depende del proveedor y, a veces, del plan de precios, por lo que se indica para cada producto a continuación. 

Comparación rápida

Herramienta	Captura	Funciona con	¿Trenes en sus datos?	Nivel gratuito, de verdad	Precio inicial pagado
Braza	Bot (sin bot en versión beta, solo para Mac)	Zoom, Meet, Teams	Exclusión voluntaria (activada por defecto)	Grabación y transcripción ilimitadas, conservadas para siempre; resúmenes avanzados limitados	$16 ($20)
Luciérnagas.ai	Bot (sin bot mediante extensión de Chrome)	Zoom, Meet, Teams, Webex	Nunca, por defecto	Transcripción ilimitada, pero con un límite de almacenamiento de 400 minutos para todo el equipo y sin descargas	$10 ($18)
Nutria.ai	Bot + escritorio sin bot	Zoom, Meet, Teams	Sí, no se encontró ninguna opción para darse de baja	300 min/mes, límite de 30 min por reunión, solo las últimas 25 conversaciones	$8.33 ($16.99)
tl;dv	Ambos	Zoom, Meet, Teams, presencial a través del móvil	Nunca (afirmación del vendedor, no verificada)	“Grabaciones ilimitadas”, pero aproximadamente 10 notas de IA y eliminación después de 3 meses	$18 ($29)
Granola	Sin bots	Cualquier aplicación en el ordenador, presencialmente a través del móvil	Exclusión voluntaria (activada por defecto; desactivada por defecto en Enterprise)	“Historial de reuniones limitado”, no documentado	$14 (solo facturación mensual)
Krisp	Sin bots (bot opcional)	Cualquier aplicación, además de llamadas telefónicas y presenciales	Suscripción voluntaria (conflicto entre las páginas de los proveedores)	Ninguno. Solo prueba de siete días	$8 ($16)
Punto azul	Sin bots	Zoom, Meet, Teams, Webex, Slack, presencial	Nunca	5 reuniones de por vida, de 1 hora cada una	$14 ($18)
Aplausos	Hardware	En persona, llamadas telefónicas, cualquier reunión, sin conexión	Optar por participar	300 min/mes incluidos con el dispositivo, sin acumulación	Dispositivo desde $126.99 más $99.99/año

Cómo elegir un programa para tomar notas con IA

Las herramientas de esta lista comparten características que prácticamente han convergido. Casi todas transcriben bien, se integran con calendarios y envían notas a Slack o a un CRM. Las diferencias importantes se encuentran en la página de marketing. 

Bot vs. sin bot vs. hardware (la decisión sobre el modelo de captura) 

Un bot se une a tu llamada como participante. Todos lo ven en la lista de asistentes, sigue grabando incluso después de que te desconectes y funciona igual tanto si la reunión es tuya como si es de otra persona. Esta visibilidad tiene dos caras. Los departamentos legales y de seguridad de las grandes empresas bloquean cada vez más los bots externos a nivel de administrador, por lo que la herramienta que le encanta a tu representante de ventas podría simplemente no poder unirse a la reunión de Zoom de un comprador empresarial.

La captura sin bots lee el audio del sistema directamente en tu ordenador. No aparece nada en la lista de participantes, no es necesario dar ninguna autorización y funciona en plataformas donde los bots están totalmente prohibidos. La única limitación es que solo se ejecuta cuando estás en la llamada. No puedes enviarla a una reunión a la que no asistas. Nadie la ve, así que la responsabilidad de avisar a los demás recae completamente sobre ti.

El hardware es la solución para conversaciones que nunca pasan por una plataforma de video. Visitas a obras, reuniones informales, charlas en el pasillo que derivan en decisiones. También funciona cuando no hay wifi. Llevas otro dispositivo que necesita cargarse, y colocar una grabadora en la mesa de un restaurante cambia el rumbo de la conversación de una forma que un portátil no logra.

Elige esta capa primero. Todo lo demás es negociable. 

¿Utiliza IA para entrenar a sus reuniones? (La pregunta sobre privacidad que debe hacerse a todos los proveedores) 

¿El proveedor utiliza el contenido de los clientes para mejorar sus modelos de forma predeterminada? ¿Se puede desactivar esta función? ¿El interruptor se aplica a los datos ya recopilados o solo a los futuros? Estas son las tres preguntas que debes hacerte antes de optar por cualquier herramienta de toma de notas con IA. 

Después de eso, es importante entender quién más interviene en el procesamiento del audio. Casi todas las herramientas envían las transcripciones a un proveedor externo para su resumen, y la pregunta es si ese tercero conserva una copia de la transcripción o la elimina inmediatamente.   

Niveles gratuitos, lee con sinceridad (la economía del asterisco) 

La palabra "ilimitado" aparece en casi todas las herramientas mencionadas en esta lista, pero tiene una condición que conviene tener en cuenta. "Ilimitado" podría significar que puedes grabar tantas llamadas como quieras, pero solo tendrás acceso a un número limitado de resúmenes generados por IA cada mes. También podría significar transcripción ilimitada, pero con la eliminación de todo el contenido con más de 30 días de antigüedad a menos que actualices tu plan. 

Muchas herramientas gratuitas permiten almacenar cientos de grabaciones de reuniones. El problema surge al intentar descargarlas. En ese momento aparece el cargo, por lo que quizás valga la pena comprobar primero si se puede exportar una grabación. 

Los precios y las limitaciones de estas herramientas se actualizan y cambian con frecuencia. Por lo tanto, siempre es recomendable consultar la página del proveedor antes de realizar el pago. 

Precisión en el mundo real (acentos, interferencias, acciones alucinadas) 

Lo cierto es que cada herramienta de esta lista tendrá un rendimiento muy diferente en un entorno de prueba controlado en comparación con el mundo real. Todas podrán transcribir reuniones en inglés americano claro con un micrófono de buena calidad casi a la perfección. Sin embargo, cuando se introducen acentos regionales, personas hablando a la vez o diferentes calidades de micrófono, es cuando el rendimiento empieza a deteriorarse. 

A veces, una herramienta puede atribuir un comentario a la persona equivocada, que luego se distribuye a todo el equipo en un documento. El fallo más común en estas herramientas es, en realidad, mucho más sutil. Alguien podría proponer una idea, decir que el equipo podría lanzar el producto el viernes, y el resumen la convierte en una tarea con nombre y fecha límite. En este caso, nadie se comprometió a nada, pero las notas indican algo diferente. 

Los mejores programas para tomar notas basados ​​en bots 

1. Fathom – El mejor en general 

Fathom es una aplicación de IA para tomar notas que graba, transcribe y resume llamadas en Zoom, Google Meet y Microsoft Teams. En los últimos dos años, se ha convertido en una de las herramientas más populares y recomendadas. Esto se debe a que Fathom ofrece muchas más funciones en su versión gratuita que cualquier otra herramienta de esta lista. 

Modelo de captura: Bot por defecto. Fathom ha añadido la captura de escritorio sin bot, pero la página de precios de su sitio web todavía la menciona como una función beta para Mac, así que considérelo como una vista previa en lugar de una alternativa completamente terminada. 

Veredicto sobre el entrenamiento: El modelo de privacidad de Fathom indica que generadenta partir del contenido de las reuniones para entrenar sus modelos internos y que, como usuario, puede desactivar esta función en la configuración de su cuenta. También destaca que no permite que OpenAI, Anthropic, Google ni ningún otro modelo similar se entrenen con su contenido. Certificación SOC 2 Tipo 2, con un Acuerdo de Asociación Comercial (BAA) HIPAA firmado, disponible únicamente en el plan Enterprise. 

Plan gratuito: Aquí es donde Fathom realmente destaca, ya que las grabaciones y transcripciones son ilimitadas. Además, se pueden almacenardefi. La limitación actual reside en la capa de IA que se encuentra sobre esto. El modelo de precios de Fathom indica que los resúmenes avanzados y el acceso a Ask Fathom están limitados en el plan gratuito. Varias reseñas indican que se limita a cinco llamadas al mes, tras lo cual se obtiene el resumen cronológico básico. 

Precios: Premium cuesta $20 al mes, $16 al año. Equipo cuesta $19 por usuario, $15 al año, con un mínimo de dos usuarios. Empresa cuesta $34 por usuario, $25 al año. Todos los planes de pago incluyen una garantía de reembolso de 90 días, algo que ninguna otra empresa ofrece.

Ventajas

• Grabación y almacenamiento ilimitados por $0, conservados para siempre
• Opción clara para no participar en la formación y prohibición explícita de la formación mediante modelos de terceros
• Pruebasdent han calificado sus resúmenes por encima de Fireflies y Otter

Contras

• No transcribirá archivos de audio o video subidos
• Las funciones de colaboración en equipo son más simples que las de Fireflies
• El modo sin bots está en fase beta y solo está disponible para Mac

Ideal para: particulares y pequeños equipos que desean funcionalidades avanzadas sin necesidad de suscripción.

2. Fireflies.ai : ideal para equipos.

Fireflies es una excelente opción para equipos en organizaciones que buscan integrar estas herramientas en su entorno laboral. Transcribe en más de 100 idiomas, ejecuta un asistente de IA llamado AskFred que analiza el historial de reuniones y añade análisis de conversaciones y tiempo de intervención para los administradores. 

Modelo de captura: Bot. El asistente virtual «Fireflies.ai Notetaker» aparece como participante en la reunión y todos los asistentes pueden verlo. La empresa afirma que este nivel de visibilidad es una medida de cumplimiento normativo, no una limitación. Además, existe una extensión de Chrome que permite grabar sin el bot, disponible incluso en el plan gratuito. 

Veredicto sobre el entrenamiento: Por defecto, no se entrena con sus datos. Fireflies declara claramente que no se entrena con contenido de clientes y que mantiene acuerdos de retención de datos de cero días con sus proveedores de IA, por lo que las transcripciones enviadas para su procesamiento no se conservan posteriormente. Cumple con SOC 2 Tipo II y GDPR en todos los niveles; HIPAA con un BAA solo en Enterprise. 

Plan gratuito: Las transcripciones y los resúmenes con IA son ilimitados. Sin embargo, existe una limitación al alcanzar el límite de almacenamiento. El plan gratuito incluye un total de 400 minutos para todo el equipo, no por persona. La exportación o descarga de transcripciones y grabaciones también está limitada a los planes de pago. En este sentido, el plan gratuito solo permite acumular reuniones que no se pueden exportar. La duración máxima de las grabaciones es de dos horas. 

Precios: El plan Pro cuesta $18 al mes o $10 al año, con 8000 minutos de almacenamiento por usuario. El plan Business cuesta $29 al mes o $19 al año, e incluye almacenamiento ilimitado e inteligencia de conversación. El plan Enterprise cuesta $39 por usuario, con facturación anual únicamente.  

Ventajas

• La biblioteca de integración más completa, con automatización nativa de HubSpot y Salesforce
• No se ofrece capacitación sobre datos de clientes por defecto, respaldada por los términos del proveedor de retención cero
• Más de 100 idiomas, más que cualquier otra herramienta en esta lista

Contras

• El bot a veces se une tarde y se pierde los primeros minutos
• No hay forma de ocultarlo en una llamada con un cliente
• El almacenamiento gratuito se agota rápidamente y la exportación requiere pago

Ideal para: equipos que necesitan una infraestructura de reuniones compartida y automatización de CRM más allá de lo que ofrece un generoso plan gratuito.

3. Otter.ai – El actual proveedor, francamente 

Otter es conocido por sus capacidades de transcripción en tiempo real y suele considerarse uno de los mejores de su categoría. Las palabras aparecen a medida que se pronuncian, las etiquetas de los oradores se muestran en tiempo real y el chat con IA puede consultar todo el historial de reuniones en lugar de una llamada a la vez. 

Modelo de captura: Bot, de la marca OtterPilot, además de una aplicación de escritorio que graba sin necesidad de un robot. El bot también puedematicdurante las reuniones y adjuntarlas a la transcripción. 

Veredicto sobre el entrenamiento: La política de privacidad de Otter indica que entrenan su IA patentada condenty transcripciones, las cuales, según la política, pueden contener información personal. También divulgan datos a proveedores de etiquetado que crean conjuntos de entrenamiento para las funciones de Otter. La política no describe ninguna opción para activar o desactivar el entrenamiento de forma autónoma, solo un derecho general a oponerse al procesamiento de datos.

La demanda: Otter es el demandado principal en una demanda colectiva federal consolidada, In re Otter.AI Privacy Litigation, en el Distrito Norte de California ante la jueza Eumi K. Lee. Cuatro demandas presentadas entre agosto y septiembre de 2025 se consolidaron en octubre; el caso principal, Brewer v. Otter.ai, fue presentado por un residente de Californiadent no tenía una cuenta de Otter y afirma que su llamada de ventas fue grabada porque otra persona en la llamada estaba ejecutando OtterPilot. La demanda alega grabación sin el consentimiento de todas las partes bajo la ley federal de interceptación telefónica y la CIPA, y alega que esas grabaciones entrenaron los modelos de Otter. Otter solicitó el sobreseimiento en enero de 2026, negando que se hubiera producido ninguna interceptación. Ningún tribunal se ha pronunciado al respecto. Estas son alegaciones, no conclusiones. 

Plan gratuito: Los usuarios del plan gratuito tienen acceso a 300 minutos de transcripción al mes, con un límite de 30 minutos por conversación, y solo se almacenan las 25 conversaciones más recientes. En cuanto a las exportaciones, solo se pueden realizar en formato MP3 y texto. 

Precios: Pro $16.99 mensuales, $8.33 anuales. Business $30 mensuales, $19.99 anuales. HIPAA es un complemento para empresas y SSO requiere un mínimo de 100 usuarios. 

Ventajas

• La mejor transcripción en directo edentde locutores disponible
• El chat con IA funciona con todo tu historial, no con una sola reunión
• Aplicaciones maduras en todas las plataformas

Contras

• Trenes sobre el contenido de la reunión sin una opción clara para darse de baja
• Ante una demanda colectiva por escuchas telefónicas sin resolver
• El límite de 30 minutos para las reuniones gratuitas reduce a la mitad la mayoría de las reuniones reales

Ideal para: personas que necesitan subtítulos en directo durante la llamada y se sienten cómodas con el nivel de privacidad que se respeta. 

4. En resumen : ideal para equipos de ventas con presupuesto limitado.

Tl;dv es una excelente herramienta para tomar notas, especialmente indicada para equipos de ventas, y con razón. Además de transcribir y grabar en más de 30 idiomas, evalúa las llamadas según marcos de ventas como MEDDIC, genera informes que abarcan varias reuniones e incluso ofrece plantillas de resumen personalizables en lugar de un formato único. 

Modelo de captura: Ambos, y la estrategia de marketing ahora se centra en la opción sin bots. La aplicación de escritorio graba Google Meet, Zoom y Teams directamente desde tu ordenador sin añadir ningún participante. Las aplicaciones móviles para iOS y Android también capturan conversaciones presenciales. 

Veredicto sobre el entrenamiento: tl;dv dice que no. Su sitio web indica que los datos de los clientes nunca se utilizan para entrenar la IA. Cumple con el RGPD y cuenta con la certificación SOC 2, con alojamiento disponible en la UE, aunque el procesamiento de la IA aún puede enrutarse a través de la infraestructura de EE. UU. según la configuración. No hay ninguna declaración sobre la HIPAA. Cabe destacar que esta conclusión se basa en la propia declaración del proveedor, en lugar de un documento de política que pudiera consultardent. 

Nivel gratuito: La afirmación de "grabaciones y transcripciones ilimitadas" es cierta hasta cierto punto, pero las notas de IA están limitadas a unas diez reuniones, las grabaciones se eliminan automáticamente después de tres meses y las integraciones son de pago. Los usuarios no se ponen de acuerdo sobre si ese límite de diez reuniones es mensual o permanente, lo que refleja la poca claridad de la documentación. Las quejas sobre las grabaciones aparecen repetidamente en las reseñas de G2 de usuarios que esperaban que "ilimitado" significara ilimitado. 

Precios: El plan Pro cuesta 29 $ al mes o 18 $ al año. El plan Business cuesta 98 ​​$ al mes o 59 $ al año, y este último incluye la sincronización nativa con Salesforce y HubSpot. El plan Pro gestiona los datos del CRM a través de Zapier, que se paga aparte.

Ventajas

• Captura de escritorio auténtica sin bots con todas las funciones necesarias
• Coaching de ventas e informes de reuniones cruzadas a un precio de gama media
• Captura móvil para reuniones presenciales

Contras

• La eliminación automática a los tres meses sorprende gratamente a la gente
• La diferencia entre Pro y Business es pronunciada
• Los límites del plan gratuito no se divulgan adecuadamente 

Ideal para: equipos de ventas que desean formación y flujos de trabajo de CRM sin los precios de Gong.

Los mejores programas para tomar notas sin bots 

5. Granola : el bloc de notas con IA 

Granola es una herramienta bastante diferente a todo lo demás mencionado en esta lista. Los usuarios escriben notas rápidas durante la reunión y la herramienta combina esos fragmentos con su propia transcripción para crear un resumen muy claro de la reunión. La empresa la denomina bloc de notas, no simplemente un asistente para tomar notas. Es importante tener esto en cuenta, ya que si no se escribe nada durante la reunión, la herramienta resulta mucho menos útil. La empresa también recaudó 43 millones de dólares en una ronda de financiación Serie B, alcanzando una valoración de 250 millones de dólares en mayo del año pasado. 

Modelo de captura: Granola, al ser un modelo sin bots, lee el audio de tu ordenador directamente y no añade ningún participante a la llamada. Esto significa que funciona en cualquier plataforma de reuniones, incluso en aquellas que bloquean los bots. Dado que no se une automáticamente a una reunión ni graba nada automáticamente, el usuario debe iniciar la herramienta manualmente. 

Veredicto sobre el entrenamiento: Granola entrena IA con datos anonimizados, con la opción de exclusión disponible en todos los planes, incluido el gratuito. Se prohíbe el entrenamiento a terceros: la página de seguridad de Granola menciona específicamente a OpenAI y Anthropic. Las cuentas empresariales tienen el entrenamiento desactivado por defecto. Eltronen cuanto a privacidad es que Granola no almacena ningún audio. La transcripción se realiza en tiempo real en el escritorio, y solo se guardan la transcripción y tus notas. SOC 2 Tipo II, GDPR, DPA bajo solicitud.

Plan gratuito: La página de precios de Granola indica claramente que se puede consultar un historial de reuniones limitado dentro de su plan gratuito, pero no especifica la cantidad. Las opiniones de terceros son muy dispares: algunos informan de un límite de 25 reuniones de por vida, otros de un período continuo de 30 días, y a un usuario le dijeron que el servicio de atención al cliente no tiene límite de reuniones. Granola no lo ha aclarado públicamente. Se asume que el plan gratuito es una herramienta de evaluación, no un sistema de registro.

Precios. El plan Business cuesta 14 dólares por usuario al mes, y el plan Enterprise, 35 dólares. La facturación es mensual únicamente, sin descuento anual, lo cual es inusual en esta categoría.

Ventajas

• Nunca se almacena ningún audio en ningún sitio
• La opción de no recibir formación está disponible en todos los niveles, no solo en los de pago
• Las notas se leen como algo escrito por una persona, porque la mitad de ellas son..

Contras

• De poco te sirve si no escribes durante las llamadas
• Los límites del plan gratuito no están documentados
• Nadie en la llamada sabe que estás grabando a menos que tú lo digas

Ideal para: personas que ya toman notas a mano y prefieren que se les dé un acabado en lugar de reemplazarlas.

6. Krisp – captura de capa de audio 

Krisp es una herramienta que comenzó como un software de cancelación de ruido y que ahora también incluye una aplicación para tomar notas. Su historia revela la principal ventaja de usarla: Krisp se interpone entre tu micrófono y cualquier aplicación que estés usando, por lo que no importa si la llamada es por Zoom, Teams, una pestaña del navegador o una línea telefónica.

Modelo de captura: Sin bots por defecto, funciona en la capa de audio, aunque también está disponible un modo con bots en todos los planes. Se admiten reuniones presenciales y llamadas salientes. La función de conversión de acento es exclusiva de Krisp: puede modificar el acento del hablante en tiempo real. 

Veredicto sobre la capacitación: Este punto requiere atención, ya que las propias páginas de Krisp contradicen esta afirmación. La sección de preguntas frecuentes sobre precios indica claramente que los datos de sus reuniones nunca se utilizan para entrenar los modelos de IA de Krisp. La política de privacidad, actualizada el 4 de marzo de 2026, enumera la "mejora de nuestros modelos de IA patentados" como un propósito de procesamiento con el consentimiento como base legal, lo que describe algo que usted acepta voluntariamente en lugar de algo que no sucede. Por otra parte: la cancelación de ruido es completamente local y ningún audio sale de su dispositivo, pero en el momento en que utiliza el asistente de reuniones, las transcripciones y grabaciones se almacenan en los servidores de Krisp hasta que usted las elimine. El habla en idiomas distintos al inglés se graba automáticamente en la nubematicque se pueda ejecutar la transcripción multilingüe, y luego se elimina una vez que existe la transcripción. SOC 2 Tipo II y GDPR en todos los planes, HIPAA en Enterprise. 

Plan gratuito: Ya no existe. La página de precios de Krisp ahora muestra una prueba de siete días donde antes se encontraba el plan gratuito.  

Precios. El plan Básico cuesta $16 al mes, $8 al año, con 10 GB de almacenamiento. El plan Avanzado cuesta $30, $15 al año, e incluye Salesforce y controles de administración. El plan Empresarial es personalizado y es el único que ofrece transcripción privada en el dispositivo.

Ventajas

• Funciona con cualquier plataforma de llamadas, incluidas las llamadas telefónicas
• La cancelación de ruido es realmente la mejor de su clase y funciona localmente
• El punto de entrada de pago más económico de esta comparativa es de 8 dólares anuales

Contras

• No hay plan gratuito permanente, solo una semana
• Dos páginas de Krisp ofrecen respuestas diferentes sobre el entrenamiento de modelos
• El audio en idiomas distintos al inglés se guarda en la nube, te guste o no

Ideal para: cualquier persona cuyas llamadas se realicen fuera de las tres principales plataformas o en una habitación ruidosa.

7. Bluedot : la opción que prioriza la privacidad. 

Bluedot es, probablemente, la mejor herramienta de esta lista en lo que respecta a la privacidad. Funciona como extensión de Chrome o aplicación de escritorio, compatible con reuniones de Zoom, Teams, Webex y Slack, y se extiende a reuniones presenciales mediante aplicaciones móviles y su app para Apple Watch. Ofrece transcripción en más de 100 idiomas, con resúmenes basados ​​en plantillas. 

Modelo de captura: Bluedot no utiliza bots y ningún programa se une a las llamadas o reuniones. Además, Bluedot ofrece una función que ninguna otra herramienta de esta lista puede mostrar. Los administradores pueden mostrar un mensaje de consentimiento a todos los participantes antes o durante la grabación. Esta es una función esencial que falta en la mayoría de las herramientas sin bots, que dejan la responsabilidad de la divulgación completamente en manos del usuario. 

Veredicto sobre el entrenamiento: Bluedot afirma explícitamente que los datos de los clientes nunca se utilizan para entrenar o mejorar los modelos de IA, y parece que no hay ninguna salvedad al respecto. Sus proveedores de IA tampoco almacenan, registran ni conservan ningún dato después de generar el resultado. Esa segunda frase es el compromiso de cero retención que la mayoría de los proveedores dejan ambiguo. SOC 2 Tipo II, RGPD, residencia de datos en la UE y retención configurable por el administrador en Business. 

Plan gratuito: El plan gratuito de Bluedot es el más restrictivo de esta lista. Incluye solo cinco reuniones de una hora cada una, válidas durante toda la vida útil de la cuenta. Esto significa que, una vez alcanzado este límite, será necesario actualizar el plan para seguir utilizando la herramienta. 

Precios. Cuatro niveles, con facturación por usuario de grabación en lugar de por puesto. El plan Básico cuesta $14 al año o $18 al mes e incluye solo audio. El plan Pro cuesta $20 al año o $25 al mes e incluye video y grabación ilimitada. El plan Business cuesta $32 al año o $39 al mes e incluye integraciones con CRM y ATS, inicio de sesión único (SSO) y retención personalizada. Existe una opción de tarifa plana para toda la empresa disponible bajo solicitud.

Un detalle importante antes de suscribirse: si cancela, perderá el acceso a sus grabaciones de inmediato. Tendrá un mes para reactivar la suscripción; después de ese plazo, se eliminarán definitivamente.

Ventajas

• Política de no capacitación absoluta que se extiende a sus proveedores de IA
• Mensajería de consentimiento integrada, algo poco común en una herramienta sin bots
• Solo pagas por las personas que realmente graban

Contras

• Cinco reuniones de por vida gratuitas
• La precisión disminuye cuando las personas hablan al mismo tiempo que las demás
• Cancelar interrumpe las grabaciones inmediatamente

Ideal para: industrias reguladas y cualquier persona cuya principal pregunta sea hacia dónde se dirige la conversación.

La opción de hardware 

8. Plaud : toma de notas con IA fuera de la pantalla y en persona.

Todas las herramientas mencionadas hasta ahora en este artículo requieren una reunión programada para funcionar. Plaude, en cambio, es un dispositivo físico que se sincroniza con una aplicación móvil. Esto significa que puede abarcar conversaciones que ninguna herramienta de software puede gestionar. Esto incluye almuerzos con clientes, visitas a las instalaciones o incluso conversaciones informales en el pasillo después de una reunión. 

Modelo de captura: Plaud es un dispositivo de toma de notas con forma de tarjeta de crédito que se acopla a la parte posterior del teléfono mediante MagSafe. También existe el Note Pro, que cuenta con pantalla y es mejor para capturar audio en espacios amplios. El NotePin y el nuevo NotePin S son dispositivos portátiles para la captura manos libres. Todos los dispositivos graban localmente y sin conexión a internet. Posteriormente, se sincronizan con la aplicación móvil para transcribir en 112 idiomas compatibles, generar resúmenes a partir de una amplia biblioteca de plantillas e incluso incluye una función de chat que permite buscar en todo el contenido grabado. Actualmente, Plaud afirma tener más de dos millones de usuarios. 

Veredicto sobre la capacitación: Plaud no utiliza datos de usuario para la capacitación por defecto y la participación voluntaria se indica explícitamente. Sus proveedores de LLM, como GPT, Cluade y Gemini, operan bajo términos de retención cero estipulados en los acuerdos de protección de datos (DPA), por lo que no conservan ninguna transcripción. El audio y las transcripciones se almacenan localmente y no en la nube. Esto solo se realiza si el usuario activa la sincronización en la nube. Las certificaciones ahora incluyen SOC 2 Tipo II, HIPAA, ISO 27001, ISO 27701, GDPR y EN 18031, publicadas a través de un portal de confianza de Drata.

Plan gratuito: Todos los dispositivos físicos disponibles incluyen un plan básico gratuito con 300 minutos de transcripción al mes. Esto equivale a cinco horas, y los minutos no utilizados no se acumulan para el mes siguiente. Si se agotan los minutos, la grabación seguirá funcionando, pero la transcripción se detendrá hasta el siguiente ciclo. 

Precios: El Note tiene un precio de $159, el NotePin S de $179 y el Note Pro de $189. La suscripción se suma al precio de los dispositivos. El plan Pro cuesta $17.99 al mes o $99.99 al año, mientras que el plan Unlimited cuesta $29.99 al mes o $239.99 al año. 

Ventajas

• Captura conversaciones presenciales y fuera de línea que ningún otro medio puede alcanzar
• No se ofrece formación por defecto, y las condiciones de retención cero se extienden a sus proveedores de IA
• Compliance Stack es ahora eltronfuerte en este resumen

Contras

• El hardware más la suscripción elevan el costo real por encima de los $400 en el primer año
• Los minutos gratuitos caducan mensualmente y no se acumulan
• Poner una grabadora sobre la mesa cambia la forma en que la gente habla

Ideal para: consultores, médicos, reclutadores y cualquier persona cuyas conversaciones importantes tengan lugar fuera de una pantalla.

La reacción negativa contra Read.ai 

En julio de 2025, The Washington Post informó sobre una videollamada de Zoom en la que el dueño de una agencia de contenido contabilizó seis personas y diez bots encargados de tomar notas. Esa es la magnitud del problema, resumida en una imagen. Read.ai es la herramienta que lo convirtió en un problema institucional.

La Universidad de Washington ordenó a su personal desactivar Read.ai y bloqueó por completo sus integraciones con Zoom y Teams, según un aviso publicado el 7 de julio de 2026. El motivo aducido fue que la herramienta grababa reuniones incluso cuando sus propios usuarios no estaban presentes, sin que los demás asistentes lo supieran o lo autorizaran. La Universidad de Maryland emitió una advertencia similar, señalando que estos botsmatica reuniones futuras, a veces durante meses después de que alguien haya dejado de usar la herramienta.

El mecanismo es lo que inquieta a los departamentos de TI. En el foro de preguntas y respuestas de Microsoft en marzo de 2026, los administradores describieron cómo los bots de Read.ai se unían a las reuniones de Teams sin la aprobación del organizador. La respuesta de Microsoft fue bloquear el acceso a nivel de administrador y añadir un CAPTCHA. Un hilo en r/sysadmin, que obtuvo 755 votos positivos, describió cómo la herramienta se propagaba por todo un inquilino a partir de la autorización OAuth de un solo empleado.

La postura de Read.ai es que la visibilidad del bot es lo importante. Su director ejecutivo ha presentado la incomodidad como una ventaja, prefiriendo un momento extraño ahora a perder la confianza más adelante.

Es un argumento válido y tiene dos caras. Un bot visible se da a conocer. Pero las quejas anteriores no se refieren a que el bot sea visible, sino a que aparezca en un lugar donde nadie lo invitó, razón por la cual el modelo de captura requiere una decisión deliberada en lugar de una predeterminada.

Registro del consentimiento

La adopción de nuevas tecnologías ha superado las normas de etiqueta. de Metrigy, realizado a 1100 empresas, reveló que aproximadamente el 40 % había implementado asistentes de reuniones con IA, y otro 42 % planeaba hacerlo en el plazo de un año. Una encuesta a 500 adultos estadounidenses a través de Pollfish encontró que los encargados de tomar notas estaban presentes en una de cada tres reuniones de trabajo, que solo el 34,7 % de los usuarios siempre pedía permiso primero y que el 41,8 % desconocía que las leyes sobre grabación se aplicaban a las reuniones de trabajo.

Sí, lo hacen. La ley federal y la mayoría de los estados solo requieren el consentimiento de una de las partes, y esa parte puede ser usted. Una minoría exige el consentimiento de todos: California, Connecticut, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Montana, Nuevo Hampshire, Pensilvania y Washington aparecen prácticamente en todas las listas de 2026, mientras que Nevada y Oregón aparecen en algunas dependiendo de si la conversación es por teléfono o en persona. Las llamadas interestatales se rigen por la normativa estatal más estricta. Continuar hablando después de una notificación clara generalmente se considera consentimiento.

Esa laguna es precisamente lo que alega la demanda de Otter: un bot grabando a un participante de California que nunca dio su consentimiento, porque la persona que lo operaba solo necesitaba dar su propio consentimiento. Queda por determinar si esta teoría es válida.

La regla práctica es simple: dilo en voz alta antes de que empiece algo importante y obtén un sí audible. La captura sin bots no disminuye esa obligación, sino que la aumenta, porque nada en la pantalla lo dirá por ti.

En qué se equivoca aún la IA Notes

La transcripción en sí misma aún no está completamente resuelta. Una investigación de Associated Press en octubre de 2024 reveló que el modelo Whisper de OpenAI inventaba textos directamente. Un investigador de la Universidad de Michigan que estudiaba reuniones públicas informó de alucinaciones en ocho de cada diez transcripciones que examinó. Investigadores de Cornell y la Universidad de Virginia, al analizar miles de fragmentos de audio sin alteraciones, descubrieron que casi el 40 % de las alucinaciones quedenteran potencialmente dañinas.

Aquí no se trata de todas las herramientas, y los modelos han mejorado desde entonces. Sin embargo, los patrones de fallos persisten. Los comentarios se atribuyen a la persona equivocada. El lenguaje ambiguo se endurece: alguien dice que el equipo probablemente podría entregar el producto el viernes, y el resumen incluye una fecha límite con un responsable. Se crea un consenso artificial a partir de una discusión que terminó sin resolverse.

Lee el resumen antes de reenviarlo. Siempre.

Veredicto final: Elija primero su modelo de captura

Las comparaciones de características en esta categoría son en su mayoría irrelevantes. Dos decisiones tienen un peso real.

Elige cómo la herramienta entra en la sala. Los bots son visibles y funcionan sin ti, pero a costa de generar fricción y obstáculos para la empresa. El enfoque sin bots es discreto y la responsabilidad de la divulgación recae completamente en ti. El hardware llega a conversaciones a las que el software no puede.

Luego, lee la política de entrenamiento. Fathom y Granola entrenan con la opción de no participar. Fireflies, Bluedot y Plaud no lo hacen por defecto. Otter sí lo hace, y es la que menos explica cómo detenerlo.