Die besten KI-gestützten Meeting-Protokollanten im Jahr 2026: Bots, botlose Systeme und was sie mit Ihren Daten machen

KI-gestützte Protokollierungsprogramme können Anrufe aufzeichnen, die Audioaufzeichnung transkribieren und eine umfassende Zusammenfassung mit Handlungsempfehlungen liefern. Fast alle derzeit erhältlichen KI-Protokollierungsprogramme leisten hier hervorragende Arbeit. Die Transkriptionsqualität allein ist daher nicht mehr das entscheidende Kriterium für die Bewertung eines Tools. 

Der entscheidende Unterschied liegt nun darin, wie die Tools auf das Audio zugreifen. Manche Tools nehmen als Teilnehmer am Meeting teil, sodass alle Teilnehmer sie sehen können. Andere Tools lesen das Systemaudio vom Gerät des Nutzers aus und werden im Meeting selbst nie als Teilnehmer angezeigt. Eine dritte Gruppe läuft komplett auf separater Hardware, die von keiner Videoplattform berührt wird. Jedes Tool hat seine Vorteile, aber auch seine Nachteile. Bots werden beispielsweise von der IT-Abteilung blockiert und können externe Gäste verunsichern. Botlose Tools hingegen arbeiten unauffällig, die Verantwortung für die Offenlegung liegt jedoch beim Meeting-Host. Hardware muss aufgeladen werden und kann die Sprecheinstellungen verändern, sobald sie im Meeting verwendet wird. 

Dann stellt sich die Frage, die die meisten erst Monate nach der Nutzung eines Tools aufwerfen: Trainiert der Anbieter seine KI anhand Ihrer Meetings, und lässt sich das deaktivieren? Die Antwort hängt vom Anbieter und manchmal auch vom Preismodell ab und ist daher unten für jeden Eintrag aufgeführt. 

Schnellvergleich

Werkzeug	Erfassen	Funktioniert mit	Züge auf Ihren Daten?	Kostenlose Stufe, wirklich	Anfangspreis
Ergründen	Bot (in der Betaversion ohne Bot, nur für Mac)	Zoom, Meet, Teams	Abmeldung (standardmäßig aktiviert)	Unbegrenzte Aufzeichnung und Transkription, dauerhaft gespeichert; erweiterte Zusammenfassungen begrenzt	$16 ($20)
Fireflies.ai	Bot (botlos über Chrome-Erweiterung)	Zoom, Meet, Teams, Webex	Standardmäßig niemals	Unbegrenzte Transkription, aber nur 400 Minuten Speicherplatz für das gesamte Team und keine Downloads	$10 ($18)
Otter.ai	Bot + botloser Desktop	Zoom, Meet, Teams	Ja, es wurde kein Opt-out gefunden	300 Minuten/Monat, maximal 30 Minuten pro Treffen, nur die letzten 25 Gespräche	$8.33 ($16.99)
tl;dv	Beide	Zoom, Meet, Teams, persönliche Treffen per Mobiltelefon	Nie (Angabe des Anbieters, unbestätigt)	„Unbegrenzte Aufnahmen“, aber ungefähr 10 KI-Notizen und Löschung nach 3 Monaten	$18 ($29)
Granola	Botless	Jede beliebige App auf dem Desktop, persönlich über Mobilgeräte	Abmeldung (standardmäßig aktiviert; in der Enterprise-Version standardmäßig deaktiviert)	„Begrenzte Besprechungshistorie“, nicht dokumentiert	14 $ (nur monatliche Abrechnung)
Krisp	Botlos (Bot optional)	Jede App, plus Telefonate und persönliche Treffen	Opt-in (Konflikt zwischen Anbieterseiten)	Keine. Nur siebentägige Testphase	$8 ($16)
Bluedot	Botless	Zoom, Meet, Teams, Webex, Slack, persönliche Treffen	Niemals	5 Treffen im Laufe des Lebens, jeweils 1 Stunde	$14 ($18)
Lob	Hardware	Persönlich, per Telefon, bei jedem Treffen, offline	Opt-in	300 Minuten/Monat im Gerätepreis enthalten, keine Übertragung auf spätere Datenmengen	Gerät ab 126,99 $ plus 99,99 $/Jahr

Wie man einen KI-Notizenschreiber auswählt

Die Tools auf dieser Liste verfügen über weitgehend identische Funktionen. Fast alle bieten eine gute Transkriptionsfunktion, lassen sich in Kalender integrieren und übertragen Notizen an Slack oder ein CRM-System. Die wesentlichen Unterschiede finden sich unterhalb der Marketingseite. 

Bot vs. botlos vs. Hardware (die Entscheidung für das Erfassungsmodell) 

Ein Bot nimmt als Teilnehmer an Ihrem Anruf teil. Alle sehen ihn in der Teilnehmerliste, die Aufzeichnung läuft weiter, auch nachdem Sie die Besprechung verlassen haben, und das funktioniert unabhängig davon, ob es sich um Ihre eigene oder die einer anderen Person handelt. Diese Transparenz hat Vor- und Nachteile. Rechts- und Sicherheitsabteilungen größerer Unternehmen blockieren zunehmend externe Bots auf Administratorebene, sodass das Tool, das Ihr Vertriebsmitarbeiter so schätzt, möglicherweise gar nicht erst an der Zoom-Konferenz eines Unternehmenskunden teilnehmen kann.

Die botlose Aufzeichnung liest Systemaudio direkt auf Ihrem Rechner aus. Es erscheint nichts in der Teilnehmerliste, Sie müssen nichts bestätigen, und es funktioniert auch auf Plattformen, auf denen Bots komplett verboten sind. Der Haken: Es läuft nur, wenn Sie selbst an der Besprechung teilnehmen. Sie können es nicht an Besprechungen senden, die Sie verpassen. Niemand sieht es, daher liegt die Verantwortung, andere darüber zu informieren, ganz bei Ihnen.

Hardware ist die Lösung für Gespräche, die ohne Videokonferenz auskommen. Baustellenbesuche, Kaffeepausen, Gespräche auf dem Flur, die zu Entscheidungen führen. Sie funktioniert auch dann, wenn kein WLAN verfügbar ist. Man hat ein weiteres Gerät dabei, das aufgeladen werden muss, und ein Aufnahmegerät auf dem Restauranttisch verändert die Gesprächsatmosphäre auf eine Weise, die ein Laptop nicht bewirken kann.

Wählen Sie diese Ebene zuerst. Alles andere ist verhandelbar. 

Trainiert es die KI anhand Ihrer Meetings? (Die Datenschutzfrage, die Sie jedem Anbieter stellen sollten) 

Nutzt der Anbieter Kundeninhalte standardmäßig zur Verbesserung seiner Modelle? Lässt sich diese Funktion deaktivieren? Gilt die Änderung auch für bereits erfasste Daten oder nur für zukünftige? Diese drei Fragen sollten Sie sich vor der Einführung eines KI-gestützten Notiztools stellen. 

Anschließend ist es wichtig zu verstehen, wer sonst noch auf die Audiodateien zugreift. Fast jedes Tool sendet Transkripte zur Zusammenfassung an einen externen Anbieter. Die Frage ist, ob dieser Anbieter eine Kopie Ihres Transkripts speichert oder es sofort löscht.   

Kostenlose Tarife, ehrlich gesagt lesen (die Sternchenökonomie) 

Der Begriff „unbegrenzt“ taucht bei fast allen Tools dieser Liste auf, birgt aber einen Haken, den man kennen sollte. „Unbegrenzt“ kann bedeuten, dass man zwar beliebig viele Anrufe aufzeichnen kann, aber nur eine begrenzte Anzahl KI-Zusammenfassungen pro Monat generieren kann. Es kann auch bedeuten, dass die Transkription unbegrenzt ist, aber alle Aufzeichnungen, die älter als 30 Tage sind, gelöscht werden, sofern man kein Upgrade durchführt. 

Viele Tools bieten in ihrer kostenlosen Version die Möglichkeit, Hunderte von Meeting-Aufzeichnungen zu speichern. Der Haken tritt jedoch beim Herunterladen auf. Dann fallen Gebühren an, weshalb es ratsam sein kann, zunächst den Export einer Aufzeichnung zu prüfen. 

Preise und etwaige Beschränkungen dieser Tools werden häufig aktualisiert und ändern sich schnell. Daher ist es ratsam, vor der Zahlung immer die Webseite des Anbieters zu überprüfen. 

Genauigkeit in der realen Welt (Akzente, Übersprechen, halluzinierte Handlungselemente) 

Tatsächlich verhält sich jedes Tool dieser Liste in einer kontrollierten Testumgebung völlig anders als in der Praxis. Alle Tools können Besprechungen in klarem amerikanischen Englisch mit einem guten Mikrofon nahezu perfekt transkribieren. Sobald jedoch regionale Akzente, durcheinanderredende Personen oder unterschiedliche Mikrofonqualitäten hinzukommen, verschlechtert sich die Leistung. 

Manchmal ordnet ein Tool einen Kommentar auch der falschen Person zu, wodurch dieser dann im gesamten Team in einem Dokument verteilt wird. Der häufigere Fehler dieser Tools ist jedoch viel subtiler. Jemand bringt beispielsweise eine Idee ein, meint, das Team könnte die Arbeit möglicherweise bis Freitag abschließen, und die Zusammenfassung wandelt dies in einen Aufgabenposten mit Namen und Fälligkeitsdatum um. In diesem Fall hat sich niemand zu etwas verpflichtet, aber die Notizen sagen etwas anderes aus. 

Die besten botbasierten Notizprogramme 

1. Fathom – Testsieger insgesamt 

Fathom ist ein KI-gestützter Notizdienst, der Anrufe in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams aufzeichnet, transkribiert und zusammenfasst. In den letzten zwei Jahren hat er sich zu einem der beliebtesten und meistempfohlenen Tools entwickelt. Das liegt daran, dass Fathom bereits in der kostenlosen Version deutlich mehr Funktionen bietet als alle anderen Tools auf dieser Liste. 

Aufnahmemodus: Standardmäßig Bot. Fathom bietet zwar auch eine botfreie Desktop-Aufnahme an, auf der Preisseite der Website wird diese Funktion jedoch weiterhin als Beta-Version für Mac bezeichnet. Betrachten Sie sie daher eher als Vorschau denn als vollwertige, fertige Alternative. 

Trainingsurteil: Fathoms Datenschutzmodell gibt an, dass anonymisiertedentaus Meeting-Inhalten generiert werden, um die hauseigenen Modelle zu trainieren. Nutzer können dies in den Kontoeinstellungen deaktivieren. Fathom betont außerdem, dass OpenAI, Anthropic, Google oder ähnliche Modelle nicht mit den eigenen Inhalten trainiert werden dürfen. SOC 2 Typ 2, mit einer unterzeichneten HIPAA-Vertrauensvereinbarung (BAA), die nur im Enterprise-Tarif verfügbar ist. 

Kostenloses Angebot: Hier zeigt Fathom seine Stärken, denn Aufnahmen und Transkriptionen sind im kostenlosen Angebot unbegrenzt. Zusätzlich können sie unbegrenzt gespeichert werdendefiDie KI-gestützte Funktion ist derzeit die einzige Einschränkung. Laut Fathoms Preismodell sind die erweiterten Zusammenfassungen und der Zugriff auf „Ask Fathom“ im kostenlosen Tarif eingeschränkt. Mehrere Rezensionen sprechen von fünf Anrufen pro Monat, danach erhält man nur noch die chronologische Standardzusammenfassung. 

Preise: Premium kostet 20 $ pro Monat bzw. 16 $ pro Jahr. Team kostet 19 $ pro Nutzer bzw. 15 $ pro Jahr (mindestens zwei Nutzer). Business kostet 34 $ pro Nutzer bzw. 25 $ pro Jahr. Alle kostenpflichtigen Tarife beinhalten eine 90-Tage-Geld-zurück-Garantie – ein Alleinstellungsmerkmal.

Vorteile

• Unbegrenzte Aufnahme und Speicherung für 0 €, für immer gespeichert
• Klare Abmeldemöglichkeit für Schulungen und ein ausdrückliches Verbot von Schulungen mit Drittanbietermodellen
• dent Tests haben die Zusammenfassungen über Fireflies und Otter bewertet

Nachteile

• Hochgeladene Audio- oder Videodateien werden nicht transkribiert
• Die Team-Kollaborationsfunktionen sind weniger umfangreich als bei Fireflies
• Der botfreie Modus ist eine Beta-Version und nur für Mac verfügbar

Ideal für: Einzelpersonen und kleine Teams, die ernsthafte Funktionen ohne Abonnement benötigen.

2. Fireflies.ai – ideal für Teams

Fireflies ist eine hervorragende Option für Teams in Unternehmen, die diese Tools in ihren Arbeitsalltag integrieren möchten. Es transkribiert in über 100 Sprachen, nutzt den KI-Assistenten AskFred für die Besprechungshistorie und bietet Administratoren zusätzlich Gesprächsanalysen und Auswertungen der Gesprächsdauer. 

Aufnahmemodell: Bot. Der „Fireflies.ai Notetaker“ erscheint als Teilnehmer in einer Besprechung und ist für alle Anwesenden sichtbar. Laut Unternehmen dient diese Transparenz der Einhaltung von Richtlinien und stellt keine Einschränkung dar. Zusätzlich gibt es eine Chrome-Erweiterung, die auch ohne Bot aufzeichnet und sogar in der kostenlosen Version verfügbar ist. 

Trainingsurteil: Standardmäßig werden Ihre Daten nicht zum Training verwendet. Fireflies gibt ausdrücklich an, dass keine Kundendaten zum Training verwendet werden und dass mit den KI-Anbietern Vereinbarungen zur Aufbewahrung von Daten ohne vorherige Anmeldung (Zero-Day-Retention-Agreement, BAA) getroffen wurden. Daher werden zur Verarbeitung gesendete Transkriptionen anschließend nicht gespeichert. SOC 2 Typ II und DSGVO sind auf allen Ebenen erfüllt; HIPAA mit einer BAA nur für Enterprise-Kunden. 

Kostenloses Paket: Transkriptionen und KI-Zusammenfassungen sind unbegrenzt. Allerdings gibt es eine Einschränkung, sobald das Speicherlimit erreicht ist. Das kostenlose Paket umfasst insgesamt nur 400 Minuten für das gesamte Team, nicht pro Person. Auch das Exportieren und Herunterladen von Transkripten und Aufnahmen ist den kostenpflichtigen Paketen vorbehalten. Mit dem kostenlosen Paket können Sie also lediglich Meetings sammeln, die Sie nicht exportieren können. Die maximale Aufnahmelänge beträgt zwei Stunden. 

Preise: Pro kostet 18 $ monatlich bzw. 10 $ jährlich und beinhaltet 8.000 Minuten Speicherplatz pro Nutzer. Business kostet 29 $ monatlich bzw. 19 $ jährlich und bietet unbegrenzten Speicherplatz sowie Gesprächsanalyse. Enterprise kostet 39 $ pro Nutzer, Abrechnung nur jährlich.  

Vorteile

• Hier finden Sie die umfassendste Integrationsbibliothek mit nativer HubSpot- und Salesforce-Automatisierung
• Standardmäßig keine Schulungen zu Kundendaten, unterstützt durch die Null-Aufbewahrungs-Klausel des Anbieters
• Über 100 Sprachen, mehr als jedes andere Tool auf dieser Liste

Nachteile

• Der Bot tritt gelegentlich zu spät bei und verpasst die ersten Minuten
• Das lässt sich in einem Kundengespräch nicht verbergen
• Der kostenlose Speicherplatz ist schnell aufgebraucht, und der Export ist kostenpflichtig

Ideal für: Teams, die eine gemeinsame Meeting-Infrastruktur und CRM-Automatisierung benötigen, die mehr als einen großzügigen Gratis-Tarif erfordern.

3. Otter.ai – Der Amtsinhaber, offen gesagt 

Otter ist für seine Live-Transkriptionsfunktionen bekannt und gilt als eine der besten Lösungen in dieser Kategorie. Die gesprochenen Wörter werden wortgetreu erfasst, Sprecherbezeichnungen erscheinen in Echtzeit und der KI-Chat kann die gesamte Besprechungshistorie durchsuchen, anstatt nur einzelne Anrufe. 

Aufzeichnungsmodell: Ein Bot der Marke OtterPilot sowie eine Desktop-App, die auch ohne Computer aufzeichnet. Der Bot kannmaticScreenshots erstellen und diese dem Protokoll hinzufügen. 

Trainingsurteil: Laut Otters Datenschutzrichtlinie trainiert das Unternehmen seine proprietäre KI mit anonymisiertendentund Transkriptionen, die laut Richtlinie personenbezogene Daten enthalten können. Otter gibt Daten auch an Anbieter von Datenkennzeichnungen weiter, die Trainingsdatensätze für die Funktionen der Plattform erstellen. Die Richtlinie beschreibt keine Möglichkeit, das Training selbstständig zu steuern, sondern lediglich ein allgemeines Widerspruchsrecht gegen die Datenverarbeitung.

Die Klage: Otter ist der benannte Beklagte in einer zusammengefassten Sammelklage vor dem Bundesgericht (In re Otter.AI Privacy Litigation) im Northern District of California vor Richterin Eumi K. Lee. Vier zwischen August und September 2025 eingereichte Klagen wurden im Oktober zusammengeführt. Die Hauptklage, Brewer v. Otter.ai, wurde von einem Einwohner Kaliforniens eingereicht,dent kein Otter-Konto besaß und angibt, dass sein Verkaufsgespräch aufgezeichnet wurde, weil eine andere Person im Gespräch OtterPilot nutzte. Die Klage wirft Otter die Aufzeichnung ohne die Zustimmung aller Beteiligten gemäß Bundesgesetz zum Abhören von Telefongesprächen und CIPA vor und behauptet, dass diese Aufzeichnungen zum Training der Otter-Modelle dienten. Otter beantragte im Januar 2026 die Abweisung der Klage und bestritt jegliches Abhören. Ein Urteil steht noch aus. Es handelt sich hierbei um Behauptungen, nicht um Feststellungen. 

Kostenloses Angebot: Nutzer des kostenlosen Tarifs erhalten monatlich Zugriff auf 300 Minuten Transkriptionen, eine maximale Gesprächsdauer von 30 Minuten und es werden nur die 25 aktuellsten Gespräche gespeichert. Exportiert werden können lediglich MP3- und Textdateien. 

Preise: Pro 16,99 $ monatlich, 8,33 $ jährlich. Business 30 $ monatlich, 19,99 $ jährlich. HIPAA ist ein Enterprise-Add-on, und SSO erfordert mindestens 100 Lizenzen. 

Vorteile

• Die beste verfügbare Live-Transkription unddent
• Der KI-Chat funktioniert über Ihre gesamte Chat-Historie, nicht nur über ein einzelnes Meeting
• Ausgereifte Apps auf jeder Plattform

Nachteile

• Züge zu Besprechungsinhalten ohne klare Abmeldemöglichkeit
• Konfrontation mit einer ungelösten Sammelklage wegen Telefonüberwachung
• Die Begrenzung der kostenlosen Gesprächszeit auf 30 Minuten halbiert die meisten tatsächlichen Meetings

Am besten geeignet für: Personen, die während des Anrufs Live-Untertitel benötigen und mit der Wahrung der Privatsphäre einverstanden sind. 

4. Zusammengefasst : Ideal für Vertriebsteams mit begrenztem Budget

Tl;dv ist ein hervorragendes Notiztool, das sich besonders für Vertriebsteams eignet – und das aus gutem Grund. Es kann nicht nur in über 30 Sprachen transkribieren und aufzeichnen, sondern bewertet Anrufe anhand von Vertriebsmodellen wie MEDDIC, erstellt Berichte über verschiedene Meetings hinweg und bietet sogar individuell anpassbare Zusammenfassungsvorlagen anstelle eines einheitlichen Formats. 

Aufnahmemodell: Beides, wobei die Marketingstrategie aktuell die Option ohne Bot in den Vordergrund stellt. Die Desktop-App zeichnet Google Meet, Zoom und Teams direkt auf Ihrem Rechner auf, ohne dass Teilnehmer hinzugefügt werden müssen. Mobile Apps für iOS und Android zeichnen auch persönliche Gespräche auf. 

Trainingsurteil: Kurz gesagt: Nein. Auf der Website heißt es, Kundendaten würden niemals zum Trainieren von KI verwendet. DSGVO-konform und SOC-2-zertifiziert, EU-Hosting verfügbar, wobei die KI-Verarbeitung je nach Einstellungen weiterhin über US-Infrastruktur laufen kann. Keine HIPAA-Verletzung. Wichtig: Diese Aussage basiert auf der Aussage des Anbieters selbst und nicht auf einem unabhängig zugänglichendent. 

Kostenloses Angebot: Die Angabe „Unbegrenzte Aufnahmen und Transkripte“ ist im Prinzip korrekt, allerdings sind KI-Notizen auf etwa zehn Meetings begrenzt, Aufnahmen werden nach drei Monaten automatisch gelöscht und Integrationen sind kostenpflichtig. Die Rezensenten sind sich uneins, ob die Begrenzung auf zehn Meetings monatlich oder insgesamt gilt, was die mangelnde Transparenz der Dokumentation verdeutlicht. In den G2-Bewertungen tauchen immer wieder Beschwerden über die Aufnahmefunktion auf, da Nutzer erwartet hatten, dass „unbegrenzt“ auch wirklich unbegrenzt bedeutet. 

Preise: Pro kostet 29 $ monatlich bzw. 18 $ jährlich. Business kostet 98 $ monatlich bzw. 59 $ jährlich und beinhaltet die native Synchronisierung mit Salesforce und HubSpot; Pro leitet CRM-Daten über Zapier weiter, das separat bezahlt wird.

Vorteile

• Echte, robotfreie Desktop-Aufnahme mit vollem Funktionsumfang
• Verkaufscoaching und Berichte zu übergreifenden Meetings zu einem Preis im mittleren Segment
• Mobile Aufnahmen für persönliche Treffen

Nachteile

• Die automatische Löschung nach drei Monaten trifft die Leute hart
• Die Kluft zwischen Pro und Business ist groß
• Die Beschränkungen des kostenlosen Tarifs werden unzureichend offengelegt 

Ideal für: Vertriebsteams, die Coaching und CRM-Workflows ohne die Preise von Gong wünschen.

Die besten roboterlosen Notiznehmer 

5. Granola – der KI-Notizblock 

Granola unterscheidet sich deutlich von den anderen Tools auf dieser Liste. Nutzer geben während des Meetings Notizen ein, die dann mit einem eigenen Transkript zu einem übersichtlichen Meeting-Notizbuch zusammengeführt werden. Das Unternehmen bezeichnet es als Notizblock und nicht als reines Notizprogramm. Dies ist wichtig zu wissen, denn wer während des Meetings nichts eingibt, profitiert deutlich weniger von Granola. Im Mai letzten Jahres schloss das Unternehmen zudem eine Series-B-Finanzierungsrunde über 43 Millionen US-Dollar mit einer Bewertung von 250 Millionen US-Dollar ab. 

Erfassungsmodus: Granola arbeitet ohne Bots, liest die Audioausgabe Ihres Computers direkt ein und fügt dem Anruf keine weiteren Teilnehmer hinzu. Dadurch funktioniert es auf jeder Meeting-Plattform, auch solchen, die Bots blockieren. Da Granola weder automatisch an Meetings teilnimmt noch automatisch aufzeichnet, muss der Benutzer das Tool manuell starten. 

Trainingsurteil: Granola trainiert KI anhand anonymisierter Daten. Die Option zum Deaktivieren ist in allen Tarifen, einschließlich der kostenlosen Version, verfügbar. Drittanbieter sind vom Training ausgeschlossen: Auf der Sicherheitsseite von Granola werden OpenAI und Anthropic explizit genannt. Bei Unternehmenskonten ist das Training standardmäßig deaktiviert. DertronVorteil für den Datenschutz: Granola speichert keinerlei Audiodaten. Die Transkription erfolgt in Echtzeit auf dem Desktop, und es werden lediglich das Transkript und Ihre Notizen gespeichert. SOC 2 Typ II, DSGVO und BDSG sind auf Anfrage erhältlich.

Kostenlose Version: Auf der Preisseite von Granola wird zwar erwähnt, dass die kostenlose Version die Ansicht des eingeschränkten Meetingverlaufs ermöglicht, jedoch ohne Angabe einer konkreten Anzahl. Bewertungen von Drittanbietern sind hier sehr unterschiedlich: Einige berichten von einer Begrenzung auf 25 Notizen, andere von einem gleitenden 30-Tage-Zeitraum, und ein Nutzer gab gegenüber dem Support an, dass es überhaupt keine Begrenzung der Meetings gibt. Granola hat dies bisher nicht öffentlich geklärt. Gehen Sie davon aus, dass der kostenlose Tarif eher als Testinstrument denn als System zur Aufzeichnung von Meetings dient.

Preisgestaltung. Business kostet 14 US-Dollar pro Benutzer und Monat, Enterprise 35 US-Dollar. Die Abrechnung erfolgt ausschließlich monatlich, ein Jahresrabatt ist in dieser Kategorie ungewöhnlich.

Vorteile

• Niemals irgendwo Audio gespeichert
• Die Möglichkeit, sich von Schulungen abzumelden, besteht in jeder Stufe, nicht nur bei bezahlten
• Die Notizen lesen sich wie von einem Menschen geschrieben, weil die Hälfte davon

Nachteile

• Es bringt Ihnen wenig, wenn Sie während Anrufen nicht tippen
• Die Grenzen des kostenlosen Tarifs sind nicht dokumentiert
• Niemand im Gespräch weiß, dass Sie aufzeichnen, es sei denn, Sie sagen es

Ideal für: Personen, die bereits handschriftliche Notizen machen und diese lieber bereinigen als ersetzen möchten.

6. Krisp – Audio-Layer-Aufnahme 

Krisp ist ein Tool, das ursprünglich als Software zur Geräuschunterdrückung entwickelt wurde und nun zusätzlich eine Notiz-App bietet. Diese Entwicklung verdeutlicht den Hauptvorteil des Tools: Krisp schaltet sich zwischen Mikrofon und der verwendeten App, sodass es keine Rolle spielt, ob die Kommunikation über Zoom, Teams, einen Browser-Tab oder eine Telefonleitung erfolgt.

Aufnahmemodus: Standardmäßig ohne Bot, arbeitet auf Audioebene. Ein Bot-Modus ist jedoch in jedem Tarif verfügbar. Persönliche Treffen und ausgehende Telefonate werden unterstützt. Die Akzentumwandlungsfunktion ist ein Alleinstellungsmerkmal von Krisp: Sie kann den Akzent eines Sprechers in Echtzeit verändern. 

Fazit zum Training: Hier ist Vorsicht geboten, da die Angaben auf Krisps eigenen Seiten widersprüchlich sind. In den FAQ zur Preisgestaltung heißt es ausdrücklich, dass Ihre Meetingdaten niemals zum Trainieren der KI-Modelle von Krisp verwendet werden. Die Datenschutzrichtlinie, aktualisiert am 4. März 2026, nennt die „Verbesserung unserer proprietären KI-Modelle“ als Verarbeitungszweck mit Einwilligung als Rechtsgrundlage. Dies beschreibt einen Prozess, dem Sie aktiv zustimmen, und nicht etwas, das nicht automatisch geschieht. Weiterhin gilt: Die Geräuschunterdrückung ist rein lokal, und kein Audio verlässt Ihr Gerät. Sobald Sie jedoch den Meeting-Assistenten verwenden, werden Transkripte und Aufzeichnungen auf den Servern von Krisp gespeichert, bis Sie sie löschen. Nicht-englischsprachige Sprache wird automatisch in der Cloud aufgezeichnet,maticdie mehrsprachige Transkription zu ermöglichen, und anschließend gelöscht, sobald das Transkript erstellt ist. SOC 2 Typ II und DSGVO sind in allen Tarifen enthalten, HIPAA zusätzlich im Enterprise-Tarif. 

Kostenloses Angebot: Gibt es nicht mehr. Auf Krisps Preisseite wird jetzt eine siebentägige Testphase angezeigt, wo sich früher der kostenlose Tarif befand.  

Preise. Die Core-Version kostet 16 $ pro Monat bzw. 8 $ pro Jahr und beinhaltet 10 GB Speicherplatz. Die Advanced-Version kostet 30 $ bzw. 15 $ pro Jahr und bietet zusätzlich Salesforce- und Administratorfunktionen. Die Enterprise-Version ist individuell anpassbar und die einzige mit privater Transkription direkt auf dem Gerät.

Vorteile

• Funktioniert mit jeder Anrufplattform, einschließlich Telefonanrufen
• Die Geräuschunterdrückung ist wirklich erstklassig und funktioniert lokal
• Der günstigste kostenpflichtige Einstiegspreis in dieser Übersicht liegt bei 8 US-Dollar pro Jahr

Nachteile

• Kein dauerhafter Gratis-Tarif, nur eine Woche
• Zwei Krisp-Seiten geben unterschiedliche Antworten zum Thema Modelltraining
• Nicht-englische Audiodateien werden in der Cloud gespeichert, ob Sie es wollen oder nicht

Ideal für: alle, deren Anrufe außerhalb der drei großen Plattformen oder in einem lauten Raum stattfinden.

7. Bluedot – die Wahl für maximalen Datenschutz 

Bluedot ist in puncto Datenschutz wohl das beste Tool auf dieser Liste. Es läuft als Chrome-Erweiterung oder Desktop-App und deckt Zoom-, Teams-, Webex- und Slack-Meetings ab. Dank mobiler Apps und der Apple-Watch-Anwendung ist es auch für Präsenzmeetings geeignet. Die Transkription wird in über 100 Sprachen unterstützt und bietet vorlagenbasierte Zusammenfassungen. 

Aufzeichnungsmodell: Bluedot arbeitet komplett ohne Bots, und es nimmt kein System an Anrufen oder Meetings teil. Bluedot bietet zudem eine Funktion, die kein anderes Konkurrenzprodukt in dieser Liste bietet: Administratoren können allen Teilnehmern vor oder während der Aufzeichnung eine Einwilligungserklärung anzeigen. Dies ist ein entscheidender Vorteil gegenüber den meisten anderen Tools ohne Bots, bei denen die Entscheidung über die Offenlegung vollständig dem Nutzer überlassen wird. 

Trainingsurteil: Bluedot gibt ausdrücklich an, dass Kundendaten niemals zum Trainieren oder Verbessern von KI-Modellen verwendet werden, und dies scheint auch ohne Einschränkung zu gelten. Die KI-Anbieter speichern, protokollieren oder bewahren nach der Ergebnisgenerierung keine Daten auf. Diese zweite Aussage ist die von den meisten Anbietern vage formulierte Zusage der Datenaufbewahrung. SOC 2 Typ II, DSGVO, EU-Datenspeicherung und vom Administrator konfigurierbare Aufbewahrungsfristen für Business-Systeme. 

Kostenloses Angebot: Der kostenlose Tarif von Bluedot ist der eingeschränkteste in dieser Liste. Er beinhaltet lediglich fünf Meetings pro Stunde, und zwar für die gesamte Laufzeit des Kontos. Das bedeutet, dass nach Ablauf dieser Frist ein Upgrade erforderlich ist, um das Tool weiterhin nutzen zu können. 

Preisgestaltung. Vier Tarife, Abrechnung pro Aufnahmenutzer, nicht pro Arbeitsplatz. Basic kostet 14 $ jährlich oder 18 $ monatlich und beinhaltet nur Audio. Pro kostet 20 $ jährlich oder 25 $ monatlich und bietet zusätzlich Video und unbegrenzte Aufnahmelänge. Business kostet 32 ​​$ jährlich oder 39 $ monatlich und beinhaltet CRM- und ATS-Integrationen, SSO und individuelle Aufbewahrungsoptionen. Eine unternehmensweite Pauschaloption ist auf Anfrage erhältlich.

Wichtig zu wissen, bevor Sie ein Abonnement abschließen: Bei Kündigung verlieren Sie sofort den Zugriff auf Ihre Aufnahmen. Sie haben einen Monat Zeit, das Abonnement wiederherzustellen. Danach werden die Aufnahmen endgültig gelöscht.

Vorteile

• Eine strikte Nicht-Schulungspolitik, die sich auch auf die KI-Anbieter erstreckt
• Integrierte Zustimmungsnachrichtenfunktion, selten für ein botloses Tool
• Sie bezahlen nur für diejenigen, die tatsächlich aufnehmen

Nachteile

• Fünf kostenlose Treffen ein Leben lang
• Die Genauigkeit nimmt ab, wenn Menschen durcheinanderreden
• Durch Abbrechen werden Ihre Aufnahmen sofort beendet

Am besten geeignet für: regulierte Branchen und alle, deren Hauptfrage ist, wohin das Gespräch führt.

Die Hardware-Option 

8. Lob – KI-gestützte Notizfunktion außerhalb des Bildschirms und persönlich

Alle bisher in diesem Artikel erwähnten Tools benötigen ein vereinbartes Meeting, um zu funktionieren. Plaude hingegen ist ein physisches Gerät, das sich mit einer Smartphone-App synchronisiert. Dadurch kann es Gespräche abdecken, die mit keiner Softwarelösung möglich sind. Dazu gehören beispielsweise ein Mittagessen mit einem Kunden, ein Baustellenrundgang oder auch ein kurzer Austausch auf dem Flur nach einem Meeting. 

Aufnahmemodell: Plaud ist ein Hardware-Notizgerät in Kreditkartenform, das sich per MagSafe an der Rückseite Ihres Smartphones befestigen lässt. Das Note Pro verfügt über ein Display und eignet sich besser für Audioaufnahmen in größeren Räumen. NotePin und das neuere NotePin S sind Wearables für freihändige Aufnahmen. Alle Hardware-Geräte zeichnen lokal und komplett offline auf. Die Aufnahmen werden anschließend mit der mobilen App synchronisiert und ermöglichen Transkriptionen in 112 unterstützten Sprachen, Zusammenfassungen aus einer umfangreichen Vorlagenbibliothek sowie eine Chat-Funktion, mit der Sie alle jemals aufgenommenen Inhalte durchsuchen können. Laut Plaud nutzen derzeit über zwei Millionen Menschen das Gerät. 

Schulungsergebnis: Plaud trainiert Nutzerdaten nicht standardmäßig; die Einwilligung dazu wird explizit erwähnt. Die LLM-Anbieter wie GPT, Cluade und Gemini arbeiten mit in den Datenschutzvereinbarungen (DPAs) festgelegten Null-Aufbewahrungs-Klauseln und speichern daher keine Transkripte. Audio und Transkripte werden lokal und nicht in der Cloud gespeichert. Dies geschieht nur, wenn ein Nutzer die Cloud-Synchronisierung aktiviert. Die Zertifizierungen umfassen SOC 2 Typ II, HIPAA, ISO 27001, ISO 27701, DSGVO und EN 18031 und werden über ein Drata-Vertrauensportal veröffentlicht.

Kostenloses Basispaket: Jedes angebotene Gerät verfügt über ein kostenloses Starterpaket mit 300 Transkriptionsminuten pro Monat. Das entspricht etwa fünf Stunden. Nicht verbrauchte Minuten verfallen und werden in den Folgemonat übertragen. Sollten Ihre Minuten aufgebraucht sein, können Sie weiterhin aufnehmen, die Transkription wird jedoch bis zum nächsten Abrechnungszeitraum unterbrochen. 

Preise: Das Note kostet 159 US-Dollar, das NotePin S 179 US-Dollar und das Note Pro 189 US-Dollar. Die Abonnementgebühren kommen zu den Hardware-Preisen hinzu. Pro kostet 17,99 US-Dollar pro Monat oder 99,99 US-Dollar pro Jahr, Unlimited 29,99 US-Dollar pro Monat oder 239,99 US-Dollar pro Jahr. 

Vorteile

• Erfasst persönliche und Offline-Gespräche, die mit nichts anderem hier erreicht werden können
• Standardmäßig kein Training, und die Null-Aufbewahrungs-Bedingungen gelten auch für die KI-Anbieter
• Der Compliance-Stack ist nun dertronFaktor in dieser Übersicht

Nachteile

• Hardware plus Abonnement treiben die tatsächlichen Kosten im ersten Jahr auf über 400 Dollar
• Freiminuten verfallen monatlich und können nicht angesammelt werden
• Wenn man ein Aufnahmegerät auf den Tisch stellt, verändert das die Art und Weise, wie die Leute reden

Ideal für: Berater, Kliniker, Personalvermittler und alle, deren wichtige Gespräche nicht vor einem Bildschirm stattfinden.

Die Read.ai-Gegenreaktion 

Die Washington Post berichtete im Juli 2025 über eine Zoom-Konferenz, bei der der Inhaber einer Content-Agentur sechs Menschen und zehn Notiz-Bots zählte. Das verdeutlicht das Problem in einem einzigen Bild. Read.ai ist das Tool, das daraus ein institutionelles Problem gemacht hat.

Die University of Washington wies ihre Mitarbeiter , Read.ai zu deaktivieren und die Integrationen in Zoom und Teams vollständig zu blockieren. Begründet wurde dies damit, dass das Tool Besprechungen auch dann aufzeichnete, wenn die Nutzer selbst nicht anwesend waren, ohne dass die anderen Teilnehmer davon wussten oder ihre Zustimmung erteilt hatten. Die University of Maryland gab eine ähnliche Warnung heraus und wies darauf hin, dass diese Bots automatisch anmaticBesprechungen teilnehmen, manchmal noch Monate, nachdem jemand die Nutzung des Tools eingestellt hat.

Dieser Mechanismus beunruhigt IT-Abteilungen. Im März 2026 berichteten Administratoren im Microsoft-Fragen-und-Antworten-Forum, dass Read.ai-Bots Teams-Besprechungen beitraten, ohne dass der Organisator dies genehmigt hatte. Microsofts Antwort darauf waren Sperren auf Administratorebene plus ein CAPTCHA. Ein Thread auf r/sysadmin, der 755 Upvotes erhielt, beschrieb, wie sich das Tool durch die OAuth-Berechtigung eines einzelnen Mitarbeiters auf einen gesamten Mandanten ausbreitete.

Read.ai vertritt die Ansicht, dass die Sichtbarkeit des Bots im Vordergrund steht. Der CEO hat die anfängliche Unbeholfenheit als Vorteil dargestellt und zieht einen kuriosen Moment dem späteren Vertrauensverlust vor.

Das ist ein stichhaltiges Argument, das in beide Richtungen zutrifft. Ein sichtbarer Bot macht sich bemerkbar. Die oben genannten Beschwerden beziehen sich jedoch nicht darauf, dass der Bot gesehen wird. Sie beziehen sich darauf, dass er an einem Ort auftaucht, wo ihn niemand eingeladen hat. Genau deshalb sollte das Erfassungsmodell bewusst gewählt und nicht standardmäßig angewendet werden.

Einwilligung zur Aufzeichnung

Die Einführung von KI-gestützten Meeting-Assistenten hat die bestehenden Regeln überholt. von Metrigy unter 1.100 Unternehmen ergab, dass rund 40 % bereits solche Systeme im Einsatz haben, weitere 42 % planen dies innerhalb des nächsten Jahres. Eine Umfrage von Pollfish unter 500 US-Amerikanern, die auf dem Kolmogorov-Gesetz basiert, zeigte, dass in jedem dritten Meeting Protokollanten anwesend sind, nur 34,7 % der Nutzer immer vorher um Erlaubnis fragen und 41,8 % gar nicht wissen, dass die Aufzeichnungsvorschriften auch für Meetings gelten.

Ja. Bundesrecht und die meisten Bundesstaaten verlangen die Zustimmung nur einer Partei, und das können Sie sein. Eine Minderheit verlangt die Zustimmung aller Beteiligten: Kalifornien, Connecticut, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Montana, New Hampshire, Pennsylvania und Washington sind auf nahezu jeder Liste für 2026 vertreten, Nevada und Oregon je nach Gesprächsart (telefonisch oder persönlich) auf einigen. Bei Anrufen zwischen Bundesstaaten gelten die strengeren Regelungen des jeweiligen Bundesstaates. Wird das Gespräch nach ausdrücklicher Aufforderung fortgesetzt, gilt dies in der Regel als Zustimmung.

Genau diese Lücke wird in der Otter-Klage angeführt: Ein Bot zeichnete einen kalifornischen Teilnehmer auf, der nie seine Einwilligung gegeben hatte, weil der Betreiber des Bots nur für sich selbst einwilligen musste. Ob diese Theorie stichhaltig ist, entscheidet das Gericht.

Die praktische Regel ist einfach: Sagen Sie es laut, bevor etwas Wesentliches beginnt, und lassen Sie sich ein hörbares Ja geben. Die automatisierte Aufzeichnung verringert diese Pflicht nicht, sondern erhöht sie, da nichts auf dem Bildschirm es Ihnen vorkaut.

Was KI-Notizen immer noch falsch machen

Die Transkription selbst ist noch nicht vollständig gelöst. Eine Untersuchung der Associated Press im Oktober 2024 ergab, dass das Whisper-Modell von OpenAI Texte regelrecht erfindet. Ein Forscher der University of Michigan, der öffentliche Versammlungen untersuchte, berichtete von Halluzinationen in acht von zehn Transkriptionen. Forscher der Cornell University und der University of Virginia, die Tausende von sauberen Audioausschnitten analysierten, stellten fest, dass fast 40 % derdentHalluzinationen potenziell schädlich waren.

Flüstern ist hier nicht das einzige Werkzeug, und die Modelle haben sich seitdem verbessert. Die Fehlermuster jedoch nicht. Kommentare werden dem falschen Sprecher zugeordnet. Abgeschwächte Formulierungen verhärten sich: Jemand sagt, das Team könne wahrscheinlich bis Freitag liefern, und die Zusammenfassung nennt eine Deadline mit einem Verantwortlichen. Aus einer Diskussion, die ergebnislos endete, wird ein Konsens konstruiert.

Lesen Sie die Zusammenfassung, bevor Sie die E-Mail weiterleiten. Jedes Mal.

Endgültiges Urteil: Wählen Sie zuerst Ihr Aufnahmemodell

Funktionsvergleiche in dieser Kategorie sind meist irrelevant. Zwei Entscheidungen haben jedoch wirkliches Gewicht.

Entscheiden Sie selbst, wie das Tool in den Raum gelangt. Bots sind sichtbar und arbeiten ohne Ihr Zutun, was jedoch zu Reibungsverlusten und Blockaden im Unternehmen führen kann. Botlose Systeme arbeiten unauffällig und die Offenlegung liegt vollständig in Ihrer Verantwortung. Hardware ermöglicht Gespräche, die Software nicht erreichen kann.

Lies dir dann die Trainingsrichtlinien durch. Fathom und Granola trainieren mit einer Abmeldeoption. Fireflies, Bluedot und Plaud trainieren nicht standardmäßig. Otter trainiert, und es wird am wenigsten darüber gesagt, wie man das Training beenden kann.