Arquivos Nacionais utilizam IA para arquivamento moderno

Colleen Shogan, Arquivista dos Estados Unidos, destacou as iniciativas de visão de futuro do Arquivo Nacional em um fórum público. Realizado na Biblioteca Pública de Seattle e liderado pelo presidente da Microsoft, Brad Smith, o evento trouxe à luz a transição digital da instituição e o papel da inteligência artificial (IA) no arquivamento.

Um projeto inovador envolve treinar um bot de IA para extrair formulários DD-214, que resumem os registros militares individuais. Essa iniciativa deve cavar eficientemente registros de arquivos digitais vastos, permitindo que a equipe humana se concentre em tarefas mais intrincadas. Além disso, em um esforço para simplificar as respostas às solicitações da Lei de Liberdade de Informação (FOIA), há trabalho em andamento para utilizar a IA para a redação automática de informações pessoais. Essa abordagem inovadora de digitalização e gestão de dados mostra a sinergia potencial entre instituições históricas e tecnologia moderna.

Avançando plataformas digitais

Os Arquivos não estão apenas focados em processos internos, mas também no engajamento do público. Reconhecendo a importância de eventos importantes, como o Juneteenth, a instituição colaborou com influenciadores das redes sociais para produzir conteúdo para plataformas como TikTok, Instagram e Twitter. Em celebração ao próximo 250º aniversário da Declaração de Independência em 2026, os Arquivos também estão colaborando com a Microsoft para oferecer uma exposição interativa. Esta exposição aproveitará as capacidades da IA para fornecer aos visitantes uma experiência curada, adaptando recomendações com base em seus interesses.

Dos mais de 13,5 bilhões de páginas de registros abrigados pelos Arquivos Nacionais, aproximadamente 250 milhões foram digitalizados. Com uma visão de acessibilidade, a meta é digitalizar 300 milhões de registros, com um objetivo eventual de atingir meio bilhão. No entanto, Colleen Shogan enfatizou a importância da sustentabilidade de formatos durante essa transição digital, observando a importância de escolher formatos que não sejam restritos a software transitório.

Uma nova era de arquivamento

A era moderna também trouxe um aumento em documentos que são “nascidos digitais”. Reconhecendo essa mudança, os Arquivos Nacionais estão trabalhando para preservar registros em seu formato digital nativo, eliminando a necessidade de digitalizar documentos impressos. Essa estratégia mostra uma abordagem de visão de futuro para o futuro do arquivamento.

Tendo sido empossada como a décima primeira Arquivista dos Estados Unidos em maio de 2022, a formação acadêmica de Shogan em ciência política e seus papéis em instituições prestigiadas como a Associação Histórica da Casa Branca e a Biblioteca do Congresso sustentam sua liderança qualificada. Sua visita a Seattle teve significado simbólico, reafirmando o apoio ao escritório de Seattle dos Arquivos Nacionais, uma instalação que enfrentou possível fechamento em 2020. Com 150 milhões de registros, o escritório de Seattle possui uma coleção diversa que vai desde registros fiscais até fotografias da Segunda Guerra Mundial. Entre as holdings preciosas está o registro do sequestro do avião D.B. Cooper de 1971, de particular interesse para Shogan.

Em um momento descontraído da noite, uma pergunta do público sobre o manuseio de documentos perdidos levou a risos, com Shogan brincando humoradamente sobre as notícias recentes de documentos classificados encontrados no resort Mar-a-Lago do ex-presidente Donald Trump.