El Archivo Nacional aprovecha la IA para el archivo moderno

Colleen Shogan, Archivera de los Estados Unidos, destacó las iniciativas de visión de futuro del Archivo Nacional en un foro público. Organizado en la Biblioteca Pública de Seattle y liderado por el presidente de Microsoft, Brad Smith, el evento arrojó luz sobre la transición digital de la institución y el papel de la inteligencia artificial (IA) en el archivo.

Un proyecto innovador implica entrenar un bot de IA para extraer formularios DD-214, que resumen los registros militares individuales. Se espera que esta iniciativa elimine eficientemente los registros de vastos archivos digitales, permitiendo que el personal humano se enfoque en tareas más intrincadas. Además, en un esfuerzo por agilizar las respuestas a las solicitudes de la Ley de Libertad de Información (FOIA), hay un trabajo en curso para utilizar la IA para la redacción automática de información personal. Este enfoque innovador de la digitalización y la gestión de datos muestra la sinergia potencial entre las instituciones históricas y la tecnología moderna.

Avanzando en plataformas digitales

El Archivo no solo se centra en los procesos internos, sino también en la participación pública. Reconociendo la importancia de eventos importantes, como el Juneteenth, la institución colaboró con influencers de redes sociales para producir contenido para plataformas como TikTok, Instagram y Twitter. En celebración del próximo 250 aniversario de la Declaración de Independencia en 2026, el Archivo también está colaborando con Microsoft para ofrecer una exposición interactiva. Esta exposición aprovechará las capacidades de la IA para proporcionar a los visitantes una experiencia curada, adaptando las recomendaciones según sus intereses.

De las más de 13.500 millones de páginas de registros alojadas por el Archivo Nacional, aproximadamente 250 millones han sido digitalizadas. Con una visión de accesibilidad, el objetivo está establecido en digitalizar 300 millones de registros, con una meta eventual de alcanzar medio billón. Sin embargo, Colleen Shogan enfatizó la importancia de la sostenibilidad del formato durante esta transición digital, señalando la importancia de elegir formatos que no estén restringidos a software transitorio.

Una nueva era de archivo

La era moderna también ha traído un aumento en los documentos que son "nacidos digitales". Reconociendo este cambio, el Archivo Nacional está trabajando para preservar los registros en su formato digital nativo, eliminando la necesidad de escanear documentos impresos. Esta estrategia muestra un enfoque de visión de futuro para el futuro del archivo.

Tras haber jurado como la undécima Archivera de los Estados Unidos en mayo de 2022, la formación académica de Shogan en ciencias políticas y sus roles en instituciones prestigiosas como la Asociación Histórica de la Casa Blanca y la Biblioteca del Congreso sustentan su liderazgo cualificado. Su visita a Seattle tuvo un significado simbólico, reafirmando el apoyo a la oficina de Seattle de los Archivos Nacionales, una instalación que enfrentó una posible clausura en 2020. Con 150 millones de registros, la oficina de Seattle cuenta con una colección diversa que abarca desde registros fiscales hasta fotografías de la Segunda Guerra Mundial. Entre las posesiones más preciadas se encuentra el registro del secuestro del avión de D.B. Cooper en 1971, un tema de especial interés para Shogan.

En un momento ligero de la velada, una pregunta del público sobre el manejo de documentos extraviados provocó risas, con Shogan insinuando humorísticamente las recientes noticias sobre documentos clasificados encontrados en el resort Mar-a-Lago del expresidente Donald Trump.