У меня было 500 000 непрочитанных писем. Вот скрипт, который очистил их за ночь.

Карника Э. Яшвант (KEY) | Основательница KEY Difference

Есть один неприятный секрет, в котором большинство основателей компаний не признаются: их почтовый ящик — это просто катастрофа.

Не тот отполированный скриншот «нулевого количества писем во входящих», который они выкладывают в LinkedIn. А настоящий. Тот, на котором 47 000 непрочитанных писем, которые они «намеревались прочитать» в течение трех лет.

В моём магазине их было более 500 000.

Полмиллиона тем, накопившихся за десятилетие управления несколькими компаниями, командами, работающими в разных часовых поясах, и подпиской на все отраслевые рассылки, которые казались хоть сколько-нибудь полезными в 2 часа ночи. Каждое уведомление с каждой платформы. Каждая добавленная в копию тема, в которой я никогда не просил быть. Каждое автоматическое оповещение от систем, которыми я давно перестал пользоваться.

Почтовый ящик был не просто завален сообщениями. Он был неработоспособен. Поиск работал медленно. Загрузка занимала целую вечность. Важные письма терялись в общем шуме. Я отказался от него как от инструмента повышения продуктивности и перевел все реальное общение в Slack, Telegram и прямые звонки.

Но это не решение. Это избегание.

Проблема любого метода «нулевого количества входящих сообщений»

Все гуру продуктивности продают одну и ту же фантазию: ежедневно обрабатывайте электронную почту, архивируйте выполненные задачи, удаляйте ненужное и поддерживайте чистоту почтового ящика в дальнейшем.

Это сработает, если у вас 200 писем. Это не сработает, если у вас 200 000 или 500 000.

Встроенные инструменты Gmail с этим не справляются. Функция «Выбрать все» выбирает только переписку на текущей странице. Фильтры обрабатывают новые письма, а не старые. Сторонние приложения либо взимают плату за подписку, либо требуют доступа по протоколу OAuth, которому не следует доверять, либо дают сбой при достижении лимитов запросов к API Gmail.

Удаление тоже не рассматривалось. Среди этих полумиллиона писем были реальныеtrac, важные разговоры, финансовые квитанции и переписка, которая может мне когда-нибудь понадобиться. Я хотела всё заархивировать — переместить из папки «Входящие», но сохранить возможность поиска в «Всех письмах».

Поэтому я сделал то, что должен сделать любой основатель компании, имеющий в качестве второго пилота ИИ: я создал инструмент.

Решение: Самозапускающийся скрипт Google Apps Script

Google Apps Script — бесплатный скрипт, работающий в вашей учетной записи Google и имеющий прямой доступ к API Gmail. Ограничения включают 6-минутный лимит выполнения на один запуск и ежедневную квоту на операции с Gmail. Для большинства задач автоматизации ни то, ни другое не имеет значения. Но для архивирования 500 000 цепочек сообщений вам нужно грамотно подойти к обоим параметрам.

Скрипт работает следующим образом:

• Архивирует 50 веток сообщений за раз с 3-секундной паузой между партиями (что позволяет избежать ограничений Gmail на количество запросов)
• Цикл выполняется примерно 4,5 минуты, затем останавливается до достижения 6-минутного лимита выполнения
• Система автоматически срабатывает каждые 5 минут по заданному времени
• maticопределяет ежедневный лимит квоты Gmail — при достижении этого лимита (примерно 35–40 тысяч потоков в день) запуск процесса приостанавливается, и возобновление планируется на следующий день
• Tracобщий прогресс по всем запускам и по дням с помощью свойств скрипта
• Функция самоочистки: удаляет все триггеры и сбрасывает счетчик, когда количество входящих сообщений достигает нуля
• Включает функцию ручной остановки (stop()), если вы хотите остановить программу в любой момент

Реальные цифры из моей почты

Первый день: скрипт заархивировал 38 950 веток до того, как сработала ежедневная квота Gmail. Когда он обнаруживает лимит, он приостанавливает запуск и планируетmatic возобновление на следующий день. Ручное вмешательство не требуется.

При достижении суточной нормы скриптmaticприостанавливается и возобновляет работу:

При производительности примерно 35 000–40 000 потоков в день, обработка входящих сообщений объемом 500 000 потоков в полностью автоматическом режиме займет около двух недель. Входящие сообщения меньшего объема (10–50 000) будут обработаны за день-два.

Пакетная обработка данных в режиме реального времени:

Автоматическое срабатывание каждые 5 минут, ручное вмешательство не требуется:

Почему это важно для основателей компаний

Речь идёт не столько об электронной почте, сколько об изменении образа мышления.

Большинство основателей компаний терпят неработающие системы, потому что их исправление кажетсяtracот «настоящей работы». Но загроможденный почтовый ящик — это не просто небольшое неудобство. Это накопительная нагрузка на ваше внимание. Каждый раз, когда вы открываете Gmail и видите это число, это отнимает небольшое количество когнитивной энергии. Умножьте это на месяцы и годы.

На подготовку сценария ушло три минуты. В результате был полностью восстановлен канал связи.

Что еще более важно, это шаблон того, как основателям следует подходить к решению операционных проблем. Если что-то сломалось, и вы можете автоматизировать исправление менее чем за час, сделайте это сейчас. Не добавляйте это в список задач. Не ждите «тихой недели». Создайте инструмент, разверните его и двигайтесь дальше.

Я создавал это вместе с Клодом в качестве второго пилота. Описал проблему, доработал подход, протестировал в реальных условиях, достиг квоты и исправил — всё за один сеанс. Вот такой рабочий процесс. Искусственный интеллект не заменяет суждения основателя о том, что нужно исправить. Он сокращает время между «это сломано» и «это исправлено»

Настройка: 3 минуты, 5 шагов

1. Перейдите на script.google.com
2. Создайте новый проект и вставьте скрипт
3. Запустите функцию «настройка»
4. Подтвердите авторизацию, когда Google запросит её
5. Отойдите. Программа обрабатывает дневные лимиты,maticвозобновляет работу и останавливается по завершении.

Как это выглядит в редакторе Google Apps Script:

Получить скрипт

Я предоставляю этот инструмент бесплатно. Скачайте полный скрипт на сайте karnikayashwant.com/inbox-zero 

Если вы пользуетесь Gmail и у вас накопились десятки тысяч — или сотни тысяч — непрочитанных писем, это позволит вам начать работу с чистого листа за то время, которое потребуется для настройки.

До достижения нулевого количества входящих сообщений осталось 3 минуты.