كان لدي 500 ألف رسالة بريد إلكتروني غير مقروءة. إليكم البرنامج النصي الذي قام بمسحها بين عشية وضحاها.

بقلم كارنيكا إي. ياشوانت (KEY) | مؤسسة شركة KEY Difference

هناك سر قذر لن يعترف به معظم المؤسسين: صندوق بريدهم الوارد كارثة.

ليس المقصود لقطة الشاشة المصقولة التي ينشرونها على لينكدإن والتي تُظهر "صندوق بريد فارغ". بل الصورة الحقيقية. تلك التي تحتوي على 47 ألف رسالة بريد إلكتروني غير مقروءة كانوا "ينوون قراءتها" منذ ثلاث سنوات.

كان لدي أكثر من 500,000.

تراكمت نصف مليون رسالة على مدار عقد من الزمن، قضيتها في إدارة شركات متعددة، وقيادة فرق عمل موزعة على مناطق زمنية مختلفة، والاشتراك في كل نشرة إخبارية في مجال عملي بدت مفيدة ولو بشكل مبهم في الساعة الثانية صباحًا. كل إشعار من كل منصة. كل رسالة أُضيفت إلى نسخة من رسالتي دون أن أطلب ذلك. كل تنبيه آلي من أنظمة توقفت عن استخدامها منذ زمن.

لم يكن صندوق الوارد مزدحماً فحسب، بل كان معطلاً تماماً. كان البحث بطيئاً، والتحميل يستغرق وقتاً طويلاً، والرسائل المهمة تختفي وسط الزحام. لقد يئست منه كأداة إنتاجية، ونقلت جميع اتصالاتي الحقيقية إلى سلاك وتليجرام والمكالمات المباشرة.

لكن هذا ليس حلاً. هذا مجرد تجنب.

مشكلة كل طريقة "صندوق الوارد الفارغ"

كل خبراء الإنتاجية يروجون لنفس الفكرة الخيالية: معالجة بريدك الإلكتروني يومياً، وأرشفة ما تم إنجازه، وحذف ما هو غير ذي صلة، والحفاظ على صندوق بريد نظيف في المستقبل.

هذا الحل فعال إذا كان لديك 200 بريد إلكتروني. لكنه غير فعال إذا كان لديك 200,000 بريد إلكتروني، أو 500,000 بريد إلكتروني.

لا تستطيع أدوات Gmail المدمجة التعامل مع هذا الأمر. فخيار "تحديد الكل" يحدد المحادثات الموجودة في الصفحة الحالية فقط. وتعالج الفلاتر الرسائل الجديدة فقط، وليس القديمة. أما تطبيقات الطرف الثالث، فإما أنها تفرض رسوم اشتراك، أو تتطلب الوصول إلى OAuth الذي لا يُنصح بالوثوق به، أو تتعطل عند تجاوزها حدود معدل استخدام واجهة برمجة تطبيقات Gmail.

لم يكن الحذف خيارًا مطروحًا أيضًا. ففي ذلك العدد الهائل من الرسائل، كانت هناكtracحقيقية، ومحادثات مهمة، وإيصالات مالية، ومراسلات قد أحتاجها يومًا ما. أردت أرشفة كل شيء - نقله من صندوق الوارد مع الحفاظ على إمكانية البحث فيه ضمن "جميع الرسائل".

لذلك فعلت ما يجب على أي مؤسس لديه مساعد ذكاء اصطناعي أن يفعله: لقد قمت ببناء أداة.

الحل: برنامج نصي يعمل تلقائيًا لتطبيقات جوجل

برنامج Google Apps Script مجاني، ويعمل داخل حسابك على Google، ويتمتع بوصول مباشر إلى واجهة برمجة تطبيقات Gmail. لكن يفرض قيودًا، منها حد زمني مدته 6 دقائق لكل تشغيل وحصة يومية لعمليات Gmail. في معظم عمليات الأتمتة، لا يُشكل أيٌّ من هذين الأمرين عائقًا. أما لأرشفة 500,000 محادثة، فيجب عليك مراعاة كليهما بذكاء.

يعمل البرنامج النصي على النحو التالي:

• يقوم بأرشفة 50 سلسلة رسائل لكل دفعة مع توقف لمدة 3 ثوانٍ بين الدفعات (يتجنب حدود معدل Gmail)
• يستغرق تشغيله حوالي 4.5 دقيقة لكل دورة، ثم يتوقف قبل الوصول إلى حد التنفيذ البالغ 6 دقائق
• يتم تشغيله تلقائيًا كل 5 دقائق عبر مُشغّل زمني
• يكتشف التطبيقmaticحد الحصة اليومية لبريد Gmail - فعندما يصل إلى الحد الأقصى (حوالي 35-40 ألف محادثة يوميًا)، فإنه يوقف العملية مؤقتًا ويحدد موعدًا لاستئنافها في اليوم التالي
• Tracالتقدم الإجمالي عبر عمليات التشغيل وعبر الأيام باستخدام خصائص البرنامج النصي
• التنظيف الذاتي: يزيل جميع المحفزات ويعيد ضبط العداد عندما يصل صندوق الوارد إلى الصفر
• يتضمن وظيفة إيقاف يدوية () إذا كنت ترغب في إيقافه في أي وقت

أرقام حقيقية من بريدي الوارد

في اليوم الأول: قام البرنامج بأرشفة 38,950 محادثة قبل بدء تطبيق الحصة اليومية لبريد Gmail. وعندما يكتشف البرنامج الوصول إلى الحد الأقصى، فإنه يوقف العملية مؤقتًا ويحدد موعدًا لاستئنافهاmatic في اليوم التالي. لا حاجة لأي تدخل يدوي.

الوصول إلى الحصة اليومية - يتوقف البرنامج النصي مؤقتًا ثم يستأنفmatic:

بمعدل يتراوح بين 35,000 و40,000 رسالة يوميًا، يستغرق صندوق بريد يحتوي على 500,000 رسالة حوالي أسبوعين من التشغيل التلقائي الكامل. أما صناديق البريد الأصغر التي تتراوح بين 10,000 و50,000 رسالة، فتُفرغ في غضون يوم أو يومين.

يتم تشغيل الدفعات في الوقت الفعلي:

يتم التشغيل التلقائي كل 5 دقائق، دون أي تدخل يدوي:

لماذا يُعد هذا الأمر مهمًا للمؤسسين؟

الأمر لا يتعلق بالبريد الإلكتروني، بل يتعلق بتغيير طريقة التفكير.

يتغاضى معظم المؤسسين عن الأنظمة المعيبة لأن إصلاحها يبدو وكأنهtracعن "العمل الحقيقي". لكن صندوق البريد الوارد المزدحم ليس مجرد إزعاج بسيط، بل هو ضريبة متراكمة على تركيزك. ففي كل مرة تفتح فيها بريدك الإلكتروني على Gmail وترى ذلك الرقم، يستنزف ذلك جزءًا من طاقتك الذهنية. تخيل هذا الاستنزاف على مدى شهور وسنوات.

استغرق إعداد البرنامج النصي ثلاث دقائق. وكانت النتيجة استعادة قناة اتصال كاملة.

والأهم من ذلك، أنه نموذجٌ لكيفية تفكير المؤسسين في الاحتكاكات التشغيلية. إذا كان هناك خللٌ ما، وكان بإمكانك أتمتة إصلاحه في أقل من ساعة، فافعل ذلك الآن. لا تُضِفْه إلى قائمة المهام. لا تنتظر "أسبوعًا هادئًا". ابنِ الأداة، وانشرها، وانتقل إلى غيرها.

لقد أنشأتُ هذا المشروع بمساعدة كلود. وصفنا المشكلة، وطوّرنا الحل، واختبرناه عمليًا، ووصلنا إلى الحد الأقصى للوقت المخصص، ثم أصلحناه - كل ذلك في جلسة واحدة. هذه هي آلية العمل. لا يحلّ الذكاء الاصطناعي محلّ تقدير المؤسس لما يجب إصلاحه، بل يختصر الوقت بين اكتشاف العطل وإصلاحه

الإعداد: 3 دقائق، 5 خطوات

1. انتقل إلى script.google.com
2. أنشئ مشروعًا جديدًا والصق النص البرمجي
3. قم بتشغيل وظيفة "الإعداد"
4. قم بالموافقة عندما يطلب منك جوجل ذلك
5. اتركه وشأنه. فهو يتعامل مع الحدود اليومية، ويستأنف العملmatic، ويتوقف عند الانتهاء.

كيف يبدو الأمر في محرر Google Apps Script:

احصل على النص

أشارك هذه الأداة مجانًا. حمّل البرنامج النصي الكامل من karnikayashwant.com/inbox-zero 

إذا كنت من مستخدمي Gmail ولديك عشرات الآلاف - أو مئات الآلاف - من رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة، فسيوفر لك هذا بداية جديدة في الوقت الذي يستغرقه إعداده.

الوصول إلى صندوق الوارد صفراً لا يستغرق سوى 3 دقائق.